Note pour la période des questions : SYSTÈME DE RÉMUNÉRATION DE PHOENIX

• [Les problèmes de rémunération de Phoenix qui continuent d'affecter les fonctionnaires sont inacceptables.
• Pêches et Océans Canada et la Garde côtière canadienne sont touché de façon disproportionnée par des irrégularités de paye en raison des particularités de notre effectif. Le nombre de cas en suspens a diminué, toutefois, nous avons encore plus de 34 000 cas en suspens au Centre des services de paye en provenance de Pêches et Océans Canada et de la Garde côtière.
• Nous avons mis sur pied une équipe multidisciplinaire dédiée et composée de plus de 130 employés.
• Mon ministère demeure déterminé à soutenir les employés jusqu’à ce que l’ensemble des problèmes de paye soit résolu.]

• SPAC a élaboré un projet pilote des « Équipes mixtes de paye » qui consiste à former des conseillers en rémunération en vue de les préparer à desservir certains ministères et à examiner globalement les problèmes de paye. Cette initiative a été très bien accueillie à l’échelle du gouvernement et au sein du ministère. Le MPO s’est joint au projet des équipes mixtes de paye le 21 février 2019. Depuis, le nombre de cas en attente de traitement par les équipes mixtes qui s’élevait à 40 784 a été réduit à 31 576 (données estimé à l’interne en date du 25 décembre 2019; aucune nouvelle donnée n'a été reçue de SPAC depuis le 31 octobre 2019).
• Actuellement, 34 951 cas au Ministère sont en suspens au Centre des services de paye (en date du 31 octobre 2019). Environ 78 % de l’effectif actif global du MPO possède au moins un cas non résolu. Le nombre total de cas en suspens comprend également 4 202 employés inactifs (qui ne travaillent plus au MPO) ayant au moins un cas en suspens. Aucune nouvelle donnée n'a été reçue de SPAC depuis le 31 octobre 2019.
• Depuis la mise en œuvre de Phénix, à maintenant, nous avons alloué plus de 9,25 millions de dollars pour aider nos employés éprouvant des difficultés financières.
• Les effectifs opérationnels du MPO et de la Garde côtière canadienne ont été touchés de manière disproportionnée par ces problèmes et ont fait régulièrement la manchette des médias nationaux. Le MPO et la Garde côtière ont constitué une équipe de projet spéciale (plus de 130 d’employés à temps plein et à temps partiel) qui continue d’apporter un soutien global aux employés touchés. Aider les employés qui éprouvent des problèmes de paye demeure la priorité absolue de notre ministère. Une équipe spécialisée d’experts en RH travaille d’arrache-pied à résoudre rapidement les problèmes afin que nos employés puissent continuer à servir la population canadienne en toute quiétude.
• Afin d’adresser la rapidité des transactions en matières des ressources humaines et assurer l'exactitude des données de paye, mon ministère a mis en œuvre les initiatives suivantes:
• Nous avons centralisé notre fonction de « sources fiables » qui revoit désormais toutes les demandes d’intervention de paye (DIP) afin d’assurer que les demandes sont exactes et complètes avant d’être envoyées au Centre des services de paye. Notre taux de rejet ministériel, qui comprend les DIP envoyés directement au Centre des service de paye, était de 2,3 % en décembre, soit une augmentation marquée par rapport au taux de 0,8 % de novembre 2019. Le taux de rejet moyen de tous les départements desservis par le Centre des services de paye est de 4,2 %.
• Centralisation de la saisie des données dans le système RH en vue d’améliorer l’exactitude et le délai de saisie des données, tout en évitant les problèmes de paye.
• Le Ministère a élaboré des guides à l’intention des employés et des gestionnaires afin de comprendre comment naviguer dans Phénix. Ces produits soulignent aussi l’importance de l’entrée de données dans les délais et l’exactitude de ces données. Les outils sont accessibles directement sur le bureau des employés. Un icone s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une session et fournit un lien direct aux versions les plus récentes de la DIP, du calendrier de paye qui souligne les dates et délais importants, à l’unité des sources fiables ainsi qu’à un tableau des délais de dotation.
• Nous avons organisé des séances de formation et d’engagement dans des bureaux régionaux partout au Canada et celles-ci fut bien accueillies. Ces séances de formation pour les gestionnaires et les employés soulignent l’importance vitale de la rapidité des opérations relatives aux ressources humaines.
• Nous continuons de maintenir une approche proactive en matière de communication pour tenir les employés et les gestionnaires au courant des principaux problèmes de paye. Cette approche est axée sur différents moyens de communication, notamment des diffusions dans le bulletin Au courant et sur le site GCpédia ainsi que l’envoi de courriels aux employés et aux gestionnaires délégués en vertu de l’article 34.
• Création d'une équipe de gestion des événements de la vie chargée de fournir des informations et un soutien aux employés et aux gestionnaires sur des événements de la vie spécifiques, tels que congés de maternité / parentaux, retraites, décès en cours d'emploi, mariage et divorce, congés sans solde et en raison d’invalidité. En offrant ces services individuels tôt, nous tentons d’éliminer les enjeux possibles de paye en nous assurant que les formulaires sont remplis adéquatement et fournis dans les délais. Depuis le lancement de l’équipe en mai, nous avons aidé les employés en traitant plus de 2 000 cas relatifs aux événements de la vie.
• Création d'un projet pilote de feuille de temps électronique visant à réduire le besoin de la saisie manuelle des données dans notre système de gestion des congés, ce qui réduit le risque d'erreurs.
• Tirant parti des outils d'intelligence d'affaires du SPAC et de l'accès direct aux données, nous avons mis en place un programme interne d'intelligence d'affaires pour suivre les tendances et d'identifier les enjeux de paye et les domaines dans lesquels le ministère doit renforcer sa formation.
• Le MPO continue de travailler en étroite collaboration avec Services publics et Approvisionnements Canada (SPAC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ainsi qu'avec d'autres ministères et organismes, afin de trouver des solutions aux problèmes de paye.
• Mon ministère est prêt à appuyer les employés via les initiatives de stabilisation courantes et toute autre initiative visant à remplacer le système de paye actuel. Nous nous engageons à collaborer avec le SCT et SPAC pour régler les problèmes qui sont propres à notre ministère afin de veiller à ce que tout nouveau système de paye envisagé réponde aux besoins des employés opérationnels.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré une nouvelle équipe RH et de paye chargée d’examiner la viabilité de l’implantation d’un nouveau système RH et de paye pour le gouvernement du Canada. Ce système consistera en « une solution numérique mobile, accessible et disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et sera axé sur les besoins des utilisateurs ainsi que sur des processus modernes de gestion des ressources humaines ».
• Le MPO participe activement aux tests d’utilisateurs de prototypes d’un nouveau système de paye, dont des représentants du MPO et de l’équipe de stabilisation de la paye.
• Nous continuons de fournir régulièrement des mises à jour sur les questions pertinentes à la paye à diverses tables de gestion y compris des représentants syndicaux qui ont toujours fait l’éloge des efforts déployés par le Ministère dans le cadre de son approche en matière de paye.
• Il est fort probable que des problèmes de paye ayant des degrés de priorité divers persistent au moins jusqu’en 2021. Nous nous sommes donc engagés à maintenir les équipes de soutien Phénix jusqu’à ce que tous les problèmes de paye soient résolus.
• SPAC et d’autres ministères considèrent le MPO comme un partenaire engagé et novateur qui réalise des progrès en matière de résolution des problèmes de paye. Le MPO participe activement aux groupes de gouvernance des SM, des SMA et des DG, tient des réunions de projet opérationnelles hebdomadaires avec SPAC et participe à quatre groupes de travail interministériels au moins.
• En février 2016, le MPO a adopté le nouveau système de paye (Phénix) du gouvernement du Canada et a simultanément complété le transfert de tous les dossiers de paye du Ministère vers le Centre des services de paye, à Miramichi. Depuis cette transition, des milliers d’employés de tous les ministère et organismes ont été touchés par des problèmes de paye qui sont attribuables aux ratés du système de paye et aux délais de traitement des dossiers par le Centre des services de paye.

aucun