La présente note porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour stabiliser le système de paye et soutenir les employés, ainsi que sur les montants investis dans le système Phénix.

Les questions relatives aux investissements dans la solution de paye de prochaine génération devraient être adressées au président du Conseil du Trésor.

Les questions relatives au Programme d’aide aux employés et au soutien en matière de santé mentale devraient être adressées au président du Conseil du Trésor.

Réponses

• Soutenir les employés qui éprouvent des problèmes de paye et veiller à ce qu’ils reçoivent une paye exacte en temps opportun est une priorité.
• Parmi les mesures qui ont été prises, nous avons fait passer l’effectif de la rémunération à plus de 2 000 employés.
• Nous avons veillé à ce que les fonctionnaires qui ont des problèmes liés à la paye puissent demander des paiements d’urgence.
• Nous avons également concentré nos efforts sur des dossiers prioritaires comme les congés parentaux, les congés d’invalidité, la rémunération des étudiants et la mise en œuvre des conventions collectives.
• Nous continuons d’établir de solides partenariats entre les ministères, les syndicats et tous les intervenants afin que les opérations de paye puissent être traitées rapidement et sans erreur.

Si l’on insiste sur le Commentaire sur les audits financiers de 2018-2019 du vérificateur général :

• Le gouvernement du Canada accueille favorablement les constatations et le commentaire du Bureau du vérificateur général, ainsi que les autres recommandations et rapports sur le système de paye Phénix.
• Les leçons à retenir sont prises en compte lorsque le gouvernement collabore avec les syndicats, les autres ministères et organismes et les employés fédéraux pour stabiliser la paye.
• Le modèle des équipes mixtes de paye a été adopté et mis en œuvre pour éviter l’accumulation des mouvements en retard et établir des relations de travail axées sur la collaboration avec les ministères et les organismes.
• Maintenant que le modèle des équipes mixtes est pleinement mis en œuvre, le Centre des services de paye respecte plus souvent les normes de service, tout en réduisant l’arriéré et la file d’attente globale.

Si l’on insiste sur le soutien offert aux employés :

• Nous avons amélioré les services offerts par le Centre de contact avec la clientèle pour offrir un meilleur soutien aux employés, y compris la capacité de résoudre les problèmes liés à la paye plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact.
• Le Centre de contact avec la clientèle transmet aux échelons supérieurs les cas d’urgence afin qu’on puisse y remédier rapidement, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations où les employés pourraient être en détresse.
• Dans l’ensemble du gouvernement, des mesures ont été prises pour sensibiliser davantage les gens à la santé mentale. Nous poursuivons nos efforts pour mieux outiller les gestionnaires, les spécialistes et les dirigeants afin qu’ils soient en mesure de gérer les problèmes de santé mentale liés à la rémunération, et pour informer les employés des services et des outils mis à leur disposition, y compris les options de remboursement souples.

Si l’on insiste sur les équipes mixtes de paye :

• Nous avons terminé la mise en place d’équipes mixtes de paye, qui visent à offrir de meilleurs services aux employés desservis par le Centre des services de paye. Maintenant, toutes les organisations desservies par le Centre des services de paye sont passées au modèle d’équipes mixtes, ce qui représente plus de 200 000 employés.
• Grâce aux équipes mixtes de paye, les employés des ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye reçoivent un meilleur service. Ces équipes gèrent les dossiers des employés de manière globale, en vue de traiter les inscriptions courantes au cours de la période de paye en vigueur, et elles s’affairent à réduire l’arriéré et à traiter les cas en suspens.

Si l’on insiste sur le financement :

• Afin de poursuivre la stabilisation du système de paye actuel, le budget de 2019 a prévu 21,7 M$ en 2018-2019 et 523,3 M$ sur cinq ans, à compter de 2019-2020.
• Cet investissement aidera à régler les problèmes de paye actuels et à prévenir l’apparition de nouveaux problèmes pendant que nous travaillons à la mise en place d’un nouveau système de paye.

Commentaire sur les états financiers de 2018-2019 du Bureau du vérificateur général

Le Bureau du vérificateur général (BVG) a publié le Commentaire sur les états financiers de 2018‑2019 en décembre 2019, à la suite du dépôt des Comptes publics par le gouvernement. Selon les observations présentées dans le Commentaire, il y a eu des améliorations modestes en ce qui concerne les erreurs de paye. En dépit de cela, le BVG indique que les charges salariales ont été présentées fidèlement dans les états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2018-2019. Le BVG reconnaît également que la rémunération est une responsabilité complexe et partagée dans l’ensemble du gouvernement.

Le rapport met l’accent sur certains éléments clés, notamment :

• l’arriéré;
• les erreurs de paye en 2018-2019, attribuables à des trop-payés et à
  des moins‑payés;
• la complexité des éléments de paye;
• l’efficacité des équipes mixtes de paye;
• le caractère opportun et l’exactitude des données.

Le total des investissements pour administrer la paye et régler les problèmes de paye s’élève à 1 177 G$ :

• 50 M$ (2016) Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies et aider les employés.
• 142 M$ (2017) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies et aider les employés. Ce montant comprenait 15 M$ pour le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et 127 M$ pour SPAC.
• 431,4 M$ (budget de 2018) SPAC/SCT – Augmenter la capacité, améliorer les technologies et aider les employés.
• 5,5 M$ (budget de 2018) Agence du revenu du Canada (ARC) – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye.
• 16 M$ (budget de 2018) SCT – Travailler de concert avec des experts, les syndicats du secteur public fédéral et les fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye.
• 523,3 M$ (budget de 2019) SPAC – Mettre en place les ressources adéquates pour gérer les problèmes de paye et apporter des améliorations au système.
• 9,2 M$ (budget de 2019) – ARC – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye.

Rapports du vérificateur général du Canada et du Comité de la Chambre des communes

• Le 29 mai 2018, le vérificateur général a déposé un deuxième rapport intitulé « La création et le déploiement du système de paye Phénix », qui se penche sur l’élaboration et la mise en œuvre de Phénix. Il propose cinq recommandations visant à renforcer la gestion du projet et l’élaboration des projets gouvernementaux en technologie de l’information sous la responsabilité de SPAC.
• À la suite de la publication de ce rapport, SPAC et le SCT ont chacun élaboré un plan d’action. On déploie actuellement des efforts en vue de donner suite à ces recommandations. Un plan intégré a été élaboré, qui facilite le suivi des progrès réalisés relativement à plusieurs aspects de la stabilisation du processus des RH à la paye, y compris l’amélioration de la capacité, la stabilité du système, l’efficacité du processus et l’exactitude des données de RH.
• Le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes a étudié le rapport susmentionné et a déposé son propre rapport le 19 novembre 2018. Le Comité a formulé six recommandations à l’intention de SPAC et du SCT, leur demandant de rendre compte des principales améliorations. SPAC et le SCT ont déposé leur réponse en mars 2019.

Rapport du Sénat

• Le Comité sénatorial des finances nationales a publié en juillet 2018 un rapport qui examinait les causes des problèmes créés par le système de paye Phénix. Le rapport comprenait cinq recommandations axées sur la détermination des priorités en matière de traitement des demandes de paye, la capacité du personnel, la fréquence des rapports, les solutions de rechange pour répondre aux exigences complexes en matière de paye et la mise au point d’options pour remplacer Phénix.
• Le gouvernement du Canada a déposé une réponse à ce rapport le 22 février 2019.
• La ministre des Services publics et de l’Approvisionnement et de l’Accessibilité a comparu devant le Comité le 3 avril 2019.

Réalisations

• Augmentation de l’effectif de la rémunération, qui comprend maintenant plus de 2 000 employés. L’effectif comprend : plus de 1 500 employés au Centre des services de paye et dans les bureaux régionaux, environ 300 employés au Bureau de service à la clientèle et environ 200 employés au Centre de contact avec la clientèle.
• Mise en place des équipes mixtes de paye terminée au printemps 2019 pour tous les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye.
• Formation continue offerte aux conseillers en rémunération, aux adjoints à la rémunération, aux employés et aux gestionnaires afin d’améliorer leur connaissance globale de Phénix.
• Mesures prises pour assurer que les employés qui ont des problèmes de paye peuvent demander des paiements d’urgence.
• Modification de la Directive sur les conditions d’emploi du SCT indiquant que le système ne procéderait pas au recouvrement des trop-payés à moins que certaines conditions ne soient remplies.
• Création du Bureau des réclamations du SCT pour indemniser les employés qui ont engagé des dépenses ou subi des pertes financières en raison de la mise en œuvre du système de paye Phénix.
• Accent mis sur le traitement des dossiers prioritaires, comme les congés parentaux, les congés d’invalidité, la rémunération des étudiants et la mise en œuvre des conventions collectives.
• Mise en place d’un nouveau modèle de prestation de services au Centre de contact avec la clientèle pour résoudre les problèmes de rémunération plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact.

Prochaines étapes

• SPAC mettra l’accent sur l’élimination de l’arriéré des cas liés à la paye.
• SPAC continuera également de miser sur ses partenariats pour obtenir des résultats :
• collaborer étroitement avec les ministères pour veiller à ce que les données de RH soient saisies dans le système de paye rapidement et sans erreur;
• veiller à ce que les mouvements relatifs à la paye puissent être traités rapidement et sans erreur;
• élaborer des outils novateurs et des approches novatrices, et améliorer le traitement de la paye;
• poursuivre notre collaboration avec l’ARC et Revenu Québec pour aider les employés aux prises avec des problèmes fiscaux.

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