Note pour la période des questions : Soutien d’IBM et mises à niveau du système Phénix

La présente note porte sur le soutien offert par les fournisseurs dans le dossier du système Phénix (IBM/Défi d’innovations) ainsi que sur la mise à niveau de logiciel du système de paye Phénix (version 9.2 de PeopleSoft).

*Les questions relatives à la solution de paye de la prochaine génération devraient être adressées au président du Conseil du Trésor.

• Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible.
  • Nous faisons des appels à des spécialistes, des syndicats de la fonction publique fédérale et des intervenants du secteur privé pour trouver des solutions innovatrices pour nous aider à stabiliser le système de paye.
  • Le gouvernement a également lancé un processus d’approvisionnement pour embaucher des spécialistes du secteur privé en matière de solutions innovatrices afin d’appuyer ses efforts actuels pour stabiliser le système de paye.

Si on insiste sur l’invitation à se qualifier pour le soutien en service du système de paye / contrat pour les services gérés d’applications :

• Le 8 mai 2020, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a lancé une invitation à se qualifier pour le soutien opérationnel du système de paye.
• Ce processus d’approvisionnement est requis pour faire en sorte que Phénix bénéficie d’un soutien après la fin du contrat en cours avec IBM en mars 2022 (si l’option est exercée).
• Un surveillant de l’équité indépendant a été mandaté pour observer le processus d’approvisionnement et en rendre compte afin d’assurer son intégrité. Les résultats de l’invitation à se qualifier sont attendus en juillet 2020.
• Nous continuerons à veiller à ce que les employés reçoivent l’assistance requise et à bien nous préparer à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.

Si questionné sur la mise à niveau du système Phénix :

• Dans le cadre de ses efforts continus pour stabiliser le système de paye, le Ministère procède à la mise à niveau du logiciel utilisé par Phénix de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft.
• Cette mise à niveau est nécessaire pour assurer le soutien continu du fournisseur et les mises à jour requises pour calculer la paye avec précision et à temps.
• Nous avons mis en place un plan de mise en œuvre exhaustif fondé sur les leçons tirées du déploiement de Phénix, afin que les employés ne soient pas touchés par cette mise à niveau.
• Cette mise à niveau n’aura pas d’incidence les quelques 30 systèmes de ressources humaines qui utilisent Phénix, et aucune mise à jour de ces systèmes ne sera nécessaire.

Contrats d’IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent. Depuis, 48 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 447,4 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications font partie du processus normal d’approvisionnement et elles étaient prévues au moment de l’attribution du contrat.

La modification la plus récente a été apportée en mars 2020 et était nécessaire pour exercer les options de maintenance logicielle et pour poursuivre les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye et à la version 9.2 de PeopleSoft.

Soutien en service – réapprovisionnement

Le contrat actuel conclu avec IBM Canada Ltée pour les services gérés d’applications prendra fin le 31 mars 2021. Il existe une option de prolongation jusqu’au 31 mars 2022, ce qui représenterait pour le gouvernement du Canada une période de transition vers un état futur.

Le contrat pour les services gérés d’applications est un accord fondé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur a pour responsabilité de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin pour un prix fixe.

Le 8 mai 2020, SPAC a lancé une invitation à se qualifier sur achatsetventes.gc.ca à l’intention des fournisseurs intéressés par le contrat relatif aux services gérés d’applications pour le soutien opérationnel du système de paye (fonctionnel et technique) 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à la fin du contrat en cours avec IBM Canada Limitée. Un surveillant de l’équité indépendant a été mandaté pour observer le processus d’approvisionnement et en rendre compte afin d’assurer son intégrité.

Nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye, ce qui pourrait prendre quelques années. L’arriéré des problèmes de paye doit également être traité pour permettre une transition sans heurt vers un nouveau système de paye, quel qu’il soit. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue à investir dans Phénix : pour que les employés continuent d’être appuyés et pour s’assurer que nous sommes bien préparés à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.

Avis de projet de marché

SPAC a lancé un processus d’approvisionnement en août 2018 pour embaucher des spécialistes du secteur privé en matière de solutions innovatrices pour aider à stabiliser le système de paye.

L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments relevés comme étant essentiels à la stabilisation de la paye. Ces éléments sont les suivants :

• Automatisation des processus robotisés : Deux contrats ont été attribués en mars 2019. Une prolongation de contrat a été accordée à KPMG le 8 novembre 2019 pour les travaux de la Phase II. Cela comprend la mise en œuvre des solutions proposées par KPMG dans le cadre de la phase 1 afin d’automatiser des processus manuels de paye
• Processus des RH
• Réduction de la file d’attente : Deux contrats ont été attribués en mai 2019
• Amélioration de l’expérience utilisateur
• Gestion améliorée de l’accès des utilisateurs
• Formation
• Services d’accélérateur : Un contrat a été attribué en février 2020
• SPAC procède actuellement à la réévaluation des autres catégories problématiques en fonction des exigences actuelles et futures

Mise à niveau du système Phénix (version 9.2 de PeopleSoft)

En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, SPAC s’assurera de continuer de recevoir les correctifs et les mises à jour fiscales dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte.

La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. La portée de ce projet se limite au système de paye (Phénix) et ne comprend pas la mise à jour des systèmes de RH du Ministère. Des mises à l’essai approfondies sont en cours auprès de certains ministères et organismes afin d’assurer que la paye des employées ne sera affectée lors de la mise à niveau.

SPAC estime que la mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (y compris la phase de planification), et le lancement officiel du système est prévu pour le printemps 2021. Le Ministère dispose d’un budget de 22,1 millions de dollars pour la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft.

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