Note pour la période des questions : Phénix – Soutien d’IBM et initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye

La présente porte sur le soutien offert par le fournisseur dans le dossier du système Phénix (IBM/Défi de l’innovation) ainsi que sur d’autres initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye.

• Les questions liées à la solution de paye et de ressources humaines de prochaine génération figureront sur une autre fiche pour la période de questions qui sera élaborée par Services partagés Canada

• Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
  • Services publics et Approvisionnement Canada a mis en place plus de 2 500 améliorations et corrections de système qui ont aidé à rendre le système de paye beaucoup plus stable
  • Par conséquent, nous avons accru la stabilité et la performance globales du système pour le traitement de la paye
  • Nous continuons de consulter des experts, les syndicats du secteur public et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices afin d’aider à stabiliser le système de paye encore davantage

Si l’on insiste sur le nouveau contrat qui sera attribué concernant le soutien en service pour le système de paye / modèle de services gérés d’applications :

• Services publics et Approvisionnement Canada a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui vise à trouver des fournisseurs qualifiés souhaitant assurer les services gérés d’applications pour le soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye une fois que prendra fin le contrat actuel avec IBM Canada limitée
• Nous devrons utiliser Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à faire la transition vers un nouveau système de paye
• Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et rendra compte de son intégrité
• Selon les résultats du processus concurrentiel, Services publics et Approvisionnement Canada prévoit qu’un nouveau contrat de services gérés d’applications sera établi et mis en œuvre en avril 2022

Contrat avec IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. Depuis, 49 modifications ont été apportées au contrat initial, dont la valeur totale se chiffre à 545 millions de dollars (taxes incluses). Il est normal que des modifications soient prévues dans un processus de gestion de contrat, ce qui a été le cas au moment de l’attribution du contrat.

La plus récente modification a été appliquée en décembre 2020 et visait à exercer l’année d’option afin de reporter la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022. L’exercice de cette option était nécessaire pour assurer la continuité des services gérés d’applications pour le soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye. Ces mesures comprenaient également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la récente mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2.

Soutien en service – Nouvelle attribution de contrat

Les services gérés d’applications consistent en un accord axé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur est responsable de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin à un prix fixe.

En mai 2019, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs qualifiés souhaitant assurer les services gérés d’applications pour le soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye une fois que prendrait fin le contrat en vigueur avec IBM Canada limitée.

Une invitation à se qualifier a été publiée en mai 2020 sur Achatsetventes.gc.ca. En fonction des résultats de ce processus, le Ministère prévoit qu’il établira et mettra en œuvre un nouveau contrat de services gérés d’applications à partir d’avril 2022.

Ce contrat vise à fournir un soutien pour les fonctions opérationnelles, techniques et de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’applications pour le système de paye Phénix.

Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et rendra compte de son intégrité.

Nous devrons compter sur Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à faire la transition vers un nouveau système de paye. Nous devons aussi régler l’arriéré de problèmes de paye si nous voulons parvenir à une transition en douceur vers quelque nouveau système de paye que ce soit. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue d’investir dans Phénix. Il s’agit de continuer de soutenir les employés et de bien nous préparer à la transition vers un nouveau système de paye, le moment venu.

Défi de l’innovation – Initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye

Dans le cadre de ses efforts visant à accélérer la stabilisation du système de paye, SPAC a fait appel au secteur privé pour trouver des solutions novatrices. Cette approche itérative comprend une automatisation robotisée des processus (ARP) et des services dans le cadre du projet Accélérateur.

Automatisation robotisée des processus (ARP) – Demande de propositions

L’automatisation robotisée des processus (ARP) est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise les services d’ARP pour traiter des mouvements manuels dans le système de paye Phénix. L’objectif est de permettre aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré.

À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, ce qui permettra à SPAC de faire fond sur le travail d’ARP effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. SPAC met maintenant à contribution des ressources additionnelles possédant une expertise en ARP à l’appui de l’ensemble des activités d’ARP en cours, y compris le transfert des connaissances aux fonctionnaires.

Modification au contrat de services dans le cadre du projet Accélérateur

L’objectif du projet Accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de services du projet Accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le 31 mai 2021, SPAC a prolongé ce contrat jusqu’à la fin de novembre 2021, portant la durée totale du contrat à 18 mois, afin de maintenir la prestation de services du projet Accélérateur au Centre des services de paye. Il reste une période d’option de six mois.

Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, y compris les pratiques et outils de gestion, afin d’améliorer la productivité, ainsi que l’expérience de nos clients et organismes clients. Aussi, le cabinet met en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de diminuer le temps de traitement des problèmes de paye des employés.

Grâce au travail du cabinet McKinsey & Company, quelque 1 300 employés du Centre des services de paye reçoivent une formation sur les nouvelles méthodes de travail mises en place dans le cadre du contrat de services du projet Accélérateur.

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