Note pour la période des questions : Phénix – Soutien d’IBM et initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye

La présente porte sur le soutien offert par le fournisseur dans le dossier du système Phénix (IBM/Défi de l’innovation) ainsi que sur d’autres initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye.

Remarque : Toutes les questions relatives à la solution de paye et de ressources humaines de prochaine génération figurent sur une autre fiche pour la période de questions élaborée par Services partagés Canada

• Le gouvernement du Canada est résolu à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de systèmes, qui ont contribué à rendre l’environnement du système de paye beaucoup plus stable
  • Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement pour le traitement de la paye
  • Nous continuons de consulter des experts, les syndicats du secteur public fédéral et le secteur privé pour trouver des solutions innovatrices afin d’aider à stabiliser le système de paye davantage

Si l’on insiste sur le contrat d’IBM et les modifications :

• En 2011, IBM a obtenu le contrat pour le système de paye Phénix dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité
• Entre 2011 et 2022, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 millions de dollars (taxes incluses)
• Les modifications sont chose courante dans un processus de gestion de contrat
• Dans le cadre de la gestion d’un système complexe, cette approche offre la flexibilité nécessaire pour répondre aux exigences du programme
• Ce contrat avait pour but d’assurer la continuité des services gérés d’applications pour un soutien opérationnel en tout temps en matière de paye. Il visait également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2

Si l’on insiste sur le nouveau contrat qui sera attribué concernant le soutien en service pour le système de paye/modèle de services gérés d’applications :

• En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs qualifiés souhaitant assurer un soutien opérationnel continu à l’égard du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022
• Après une évaluation approfondie, il a été déterminé que seule IBM satisfaisait aux exigences obligatoires du processus d’approvisionnement
• Un contrat en vigueur jusqu’en mars 2023 et d’une valeur de 108,9 millions de dollars (taxes et réserve pour imprévus comprises) a été attribué à IBM. Le contrat est assorti de 11 options de prolongation d’un an qui peuvent être exercées selon les besoins
• Ce contrat assurera la prestation de services continus afin de stabiliser le système de paye, d’éliminer l’arriéré des problèmes de paye et de mener une transition harmonieuse vers le système de paye et de ressources humaines de prochaine génération
• Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité

Si l’on insiste sur l’attribution du contrat modifié à McKinsey pour des services dans le cadre du projet Accélérateur :

• Le cabinet McKinsey & Company a obtenu le contrat dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert, équitable, transparent et concurrentiel
• Au total, deux propositions ont été soumises et évaluées avant que le contrat ne soit attribué
• Le cabinet McKinsey & Company a mis son expertise à profit pour simplifier les processus et uniformiser le travail au Centre des services de paye, de manière à accroître l’efficience et à accélérer le traitement des mouvements de paye, ainsi qu’à renforcer les capacités grâce à l’adoption de nouvelles méthodes de travail
• Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye

Contrat avec IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. L’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 millions de dollars. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye). Les investissements supplémentaires visant à faire en sorte que les fonctionnaires soient payés correctement et à temps totalisent 2,19 milliards de dollars. Ces investissements sont essentiels pour assurer la disponibilité des ressources adéquates afin de poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré, à maintenir le versement de la paye, à soutenir les employés et à stabiliser la paye. De plus, ces investissements ont permis d’accroître la capacité, d’améliorer la technologie et de soutenir l’effectif qui traite les mouvements de paye afin d’éliminer l’arriéré.

Depuis, 50 modifications ont été apportées au contrat initial, dont la valeur totale se chiffre à 545 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications sont chose courante dans un processus de gestion de contrat, et des modifications étaient prévues au moment de l’attribution du contrat.

Une modification de contrat, nécessaire pour exercer l’année d’option afin de repousser la date de fin d’avril 2021 à mars 2022, a été apportée en décembre 2020. L’exercice de cette option était nécessaire pour assurer la continuité des services gérés d’applications pour le soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps à l’égard de la paye. Elle visait également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la récente mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2.

Soutien en service – Attribution d’un nouveau contrat

Les services gérés d’applications font l’objet d’un accord axé sur les résultats selon lequel l’entrepreneur doit fournir des services en fonction de nos exigences et veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin à un prix fixe.

En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel (invitation à se qualifier) pour dresser la liste de fournisseurs qualifiés qui seraient disposés à offrir un soutien opérationnel continu à l’égard du système de paye Phénix, à l’échéance du contrat avec IBM Canada Limitée, en mars 2022

Trois entreprises ont répondu à l’invitation à se qualifier. Après une évaluation approfondie des trois réponses, il a été déterminé que seule IBM satisfaisait aux exigences obligatoires publiées dans l’invitation à se qualifier.

SPAC a négocié avec IBM un contrat d’une valeur de 108,9 millions de dollars (taxes et réserve pour imprévus comprises) pour la période allant jusqu’au 31 mars 2023. Le contrat est assorti de 11 options de prolongation d’un an qui peuvent être exercées selon les besoins.

Ce contrat vise à fournir un soutien pour les fonctions opérationnelles, techniques et de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’applications pour le système de paye Phénix.

Un surveillant d’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité. Le rapport sur la Demande de renseignements a été publié, et celui sur l’invitation à se qualifier le sera sous peu.

Nous devrons compter sur Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à faire la transition vers un nouveau système de paye. Nous devons aussi régler l’arriéré de problèmes de paye actuel, si nous voulons parvenir à une transition harmonieuse vers ce système. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue d’investir dans Phénix. Il s’agit de continuer de soutenir les employés et de bien nous préparer à la transition vers un nouveau système de paye, le moment venu.

Défi de l’innovation – Initiatives d’approvisionnement liées à la stabilisation de la paye

Dans le cadre de ses efforts visant à accélérer la stabilisation du système de paye, SPAC a fait appel au secteur privé pour trouver des solutions novatrices. Cette approche itérative comprend une automatisation robotisée des processus et des services dans le cadre du projet Accélérateur.

Automatisation robotisée des processus – Demande de propositions

L’automatisation robotisée des processus (ARP) est l’une des nombreuses initiatives en cours qui visent à aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise actuellement des services d’ARP afin d’automatiser des mouvements hautement répétitifs, qu’il fallait auparavant effectuer manuellement, dans le but d’accroître l’efficience et la précision du traitement de la paye. C’est donc dire que les employés de la rémunération du Centre des services de paye peuvent consacrer leur expertise à des cas plus complexes et traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré.

À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, permettant ainsi à SPAC de s’appuyer sur le travail d’ARP effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. SPAC met désormais à contribution des ressources supplémentaires de l’État qui détiennent une expertise dans les technologies innovantes pour soutenir toutes les activités d’APR en cours. Par exemple, le transfert de connaissances du fournisseur aux fonctionnaires permet de réduire la dépendance aux services professionnels et d’augmenter la capacité interne.

Modification du contrat de services dans le cadre du projet Accélérateur

L’objectif du projet Accélérateur consiste à simplifier les processus et à uniformiser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de services du projet Accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel.

Le 31 mai 2021, SPAC a modifié le contrat afin d’améliorer le traitement et le rendement au sein d’un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye. Le 10 décembre 2021, SPAC a modifié le contrat afin de finaliser le déploiement des services dans le cadre du projet Accélérateur à un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye.

Le 1er novembre 2022, SPAC a prolongé le contrat jusqu’à la fin mars 2023 afin d’aider le Centre des services de paye à mettre à jour son programme de formation et d’intégration pour les nouveaux employés. Le travail comprendra un examen des pratiques d’intégration et une restructuration de la formation en fonction des pratiques exemplaires en matière d’apprentissage des adultes.

Le contrat initial et les modifications portent la valeur totale du contrat à 29,6 millions de dollars (taxes incluses) :

• 2020 à 2021 : 5 572 926,94 $ (taxes incluses)
• 2021 à 2022 : 15 458 209,31 $ (taxes incluses)
• 2022 à 2023 : 8 589 130,00 $ (taxes incluses)

Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, y compris les pratiques et outils de gestion, afin d’améliorer la productivité, ainsi que l’expérience de nos clients et organisations clientes. Il met également en œuvre des stratégies en vue d’accroître l’efficience et de réduire les erreurs, de sorte que le traitement des problèmes de paye des employés prendra moins de temps.

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