Note pour la période des questions : Modifications apportées aux services d’approvisionnement en réponse aux rapports de l’ombud de l’approvisionnement et de la vérificatrice générale

Le 2 novembre 2022, la Chambre des communes a adopté une motion demandant au Bureau de la vérificatrice générale du Canada d'effectuer une vérification de la performance d'ArriveCAN, y compris les contrats et les contrats de sous-traitance, ainsi que les paiements en vertu de ces contrats.

Les rapports suite à l’examen du Bureau de l'ombud de l'approvisionnement et de la vérification du Bureau de la vérificatrice générale ont été déposés le 29 janvier 2024, et le 12 février 2024, respectivement. Les rapports mettent en évidence de sérieuses préoccupations concernant la gestion du projet et proposent des recommandations en matière d'approvisionnement, en particulier en ce qui concerne les services professionnels.

• Services publics et Approvisionnement Canada prend très au sérieux les conclusions de la Vérificatrice générale et du Bureau de l'ombud de l'approvisionnement et continue à donner suite aux recommandations conformément à son engagement en faveur de procédures de passation de marchés ouvertes, équitables et transparentes, tout en assurant une bonne utilisation de l’argent des contribuables canadiens
• Au cours de l'année écoulée, Services publics et Approvisionnement Canada a pris des mesures concrètes pour renforcer la surveillance de tous les contrats de services professionnels relevant de son autorité
• À la lumière des rapports du Bureau de l'ombud de l'approvisionnement et de la Vérificatrice générale, Services publics et Approvisionnement Canada a institué des mesures et des contrôles sur les contrats de services professionnels nouveaux et existants afin de renforcer les pratiques de gestion des contrats. Il collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement
• Collectivement, ces mesures nous aideront à continuer de renforcer et d'améliorer les processus fédéraux d’approvisionnement afin de promouvoir une plus grande concurrence, en particulier dans le domaine des services de conseil en technologie de l’information

Si l’on insiste sur les mesures immédiates que Services publics et Approvisionnement Canada prend pour renforcer les contrôles existants et la surveillance des contrats de services professionnels :

• Nous exigeons des propriétaires fonctionnels plus de précision quant à la portée, aux tâches et aux livrables associés aux nouveaux contrats de services professionnels et aux nouvelles autorisations de tâches ;
• Nous avons amélioré les exigences en matière d'évaluation afin de vérifier plus efficacement que toutes les ressources possèdent l'expérience
• Nous avons amélioré les exigences en matière de documentation au moment de l'attribution du contrat et de l’émission des autorisations de tâches
• Le ministère collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement

Si l’on insiste sur les mesures prises en réponse au rapport du Bureau de la vérificatrice générale :

• Services publics et Approvisionnement Canada accepte la recommandation 73 et a déjà pris des mesures en ce sens
• Nous avons donné des directives au personnel chargé des approvisionnements pour nous assurer que les autorisations de tâches comprennent des tâches et des livrables clairs, en plus d'identifier le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) qui sont inclus dans la portée des contrats
• Nous avons envoyé une directive aux ministères clients, par l'intermédiaire de leur cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement, indiquant que ce changement entrait en vigueur le 28 novembre 2023 pour les contrats de services professionnels
• Nous avons mis à jour le Guide de préparation et d'administration des autorisations de tâches ainsi que le modèle de dossier d'entente pour les clients

Si l’on insiste sur les mesures prises en réponse à l’examen de l'ombud de l’approvisionnement :

• Le rapport de l’ombud de l’approvisionnement a émis 13 recommandations incluant 8 qui impliquent Services publics et Approvisionnement Canada
• Services publics et Approvisionnement Canada a pris des mesures immédiates en réponse aux recommandations pour renforcer les contrôles existants liés à la gestion des contrats de services professionnels :
  • Nous avons mis en œuvre une nouvelle liste de contrôle pour les autorisations de tâches afin de nous assurer que les contrats comprennent des critères spécifiques permettant aux autorités techniques d'évaluer les qualifications et les critères des ressources
  • Nous veillons à ce que les autorisations de tâches comprennent des tâches et des livrables clairs et identifient le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) sur lesquels les ressources fournies travailleront
  • Nous assurons une documentation plus rigoureuse des dossiers d’approvisionnement, en obtenant, par exemple, la confirmation de l’habilitation de sécurité pour chaque ressource, des copies des curriculum vitæ des ressources, des grilles d’évaluation démontrant que les ressources répondent aux exigences de qualification et d’expérience, ainsi que des copies des factures accompagnées des feuilles de temps
  • Services publics et Approvisionnement Canada a également examiné la clause relative à la « Justification des taux de services professionnels » et celle-ci permet au Canada d'exiger que les soumissionnaires justifient les taux proposés, et il a été déterminé qu’aucun changement à cette clause n’était nécessaire

Si l’on insiste sur les contrats avec les autochtones :

• Le gouvernement du Canada s'est engagé à la réconciliation économique avec les peuples autochtones. Dans le cadre de cet engagement, nous favoriserons les résultats socio-économiques en augmentant les possibilités économiques pour les entreprises des Premières nations, des Inuits et des Métis par le biais du processus de passation des marchés publics fédéraux
• Services autochtones Canada administre la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones et est responsable d'évaluer l'admissibilité des fournisseurs au programme ainsi que de tenir à jour le répertoire des entreprises autochtones
• Lors de l'attribution de contrats dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, Services publics et Approvisionnement Canada s’appuie sur les audits préalablement effectués par Services autochtones Canada pour vérifier si l'entreprise autochtone répond aux critères de propriété et de contrôle
• Les audits effectués après l'attribution des marchés sont facultatifs dans le cadre du programme. Ces audits réexaminent les critères de propriété et de contrôle ainsi que les critères de contenu autochtone, y compris l'exigence selon laquelle 33 % du travail doit être effectué par le partenaire autochtone d’une coentreprise

En vertu de ses autorités, Services publics et Approvisionnement Canada a attribué des contrats à l'appui d'ArriveCAN et était responsable de fournir des conseils en matière d’approvisionnement au ministère client. L'Agence des services frontaliers du Canada était responsable du développement et de la gestion de l’application ArriveCAN selon les exigences de santé de l'Agence de santé publique du Canada conformément à la loi sur la mise en quarantaine.

Au total, 46 contrats distincts ont été utilisés pour appuyer ArriveCAN. De ces 46 contrats, il a été confirmé que 31 contrats ont été attribués par Services et approvisionnement Canada en vertu de ses autorités :

• 19 contrats étaient concurrentiels et ont été attribués selon les autorités contractantes normales, y compris 6 contrats réservés aux entreprises autochtones dans le cadre du programme de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
• 12 contrats étaient non-concurrentiels, dont 8 contrats pour l'acquisition de licences de logiciels qui ont été attribués à source unique en raison de droits de propriété intellectuelle ou d’un besoin urgent
  • De ces 12 contrats non-concurrentiels, 4 faisaient appel à des autorités contractantes d'urgence liées à la COVID pour le recrutement de consultants technologie de l’information
  • 11 des 31 contrats concurrentiels et non-concurrentiels attribués par Services publics et Approvisionnement Canada ont été attribués avant la pandémie du COVID-19 et ont été utilisés par l'Agence des services frontaliers du Canada afin de mobiliser des ressources pour travailler sur l’application ArriveCAN

Le 14 novembre 2022, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes a adopté une motion recommandant à l’ombud de l’approvisionnement de procéder à un examen des contrats attribués relativement à l’application ArriveCAN.

Le 13 janvier 2023, le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement a déterminé qu’il y avait des motifs valables pour lancer un examen des activités d’approvisionnement associées à la création, à la mise en œuvre et à la maintenance d’ArriveCAN.

À la lumière des conclusions de l’examen et de l’audit, Services publics et Approvisionnement Canada a pris des mesures immédiates pour renforcer les contrôles existants en matière d’administration des contrats de services professionnels. Le 28 novembre 2023, les autres ministères et organismes gouvernementaux ont été avisés des nouvelles mesures, introduisant un ensemble commun de principes et de procédures obligatoires que les clients doivent respecter afin d’utiliser les instruments de passation de marchés de services professionnels de Services publics et Approvisionnement Canada.

Ces changements s'alignent étroitement sur les recommandations des rapports du Bureau de la vérificatrice générale et du Bureau de l'ombud de l'approvisionnement, et se reflètent dans les plans d'action de gestion que Services publics et Approvisionnement Canada s'est engagé à mettre en œuvre.

• Le rapport de l’ombud de l'approvisionnement fait état de 14 recommandations basées sur l'analyse des informations et de la documentation fournies au Bureau de l'ombud de l'approvisionnement par l'Agence des services frontaliers du Canada, Services publics et Approvisionnement Canada et Services partagés Canada au cours de l'examen ; Services publics et Approvisionnement Canada a répondu à 8 recommandations
• Le rapport de la Vérificatrice générale contient 8 recommandations, dont une concerne Services publics et Approvisionnement Canada (et l’Agence des services frontaliers du Canada)