Note pour la période des questions : Conflit d’intérêts

Suite à une récente demande de données de la part du Comité permanent des comptes publics, qui souhaitait obtenir « la liste des employés du gouvernement qui sont également des contractants. » Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor a fourni au Comité permanent des comptes publics une liste unique, préparée à partir des renseignements que lui a communiqués chacun des ministères à propos de leurs propres employés.

• Assurer un comportement éthique dans la fonction publique est d’une importance cruciale et Services public et approvisionnement Canada prends ce sujet très sérieusement
• En mars, un courriel a été envoyé à tous les employés de Services publics et Approvisionnement Canada pour leur rappeler leurs responsabilités et leur demander de confirmer qu'ils avaient pris connaissance des procédures et effectué toutes les démarches requises
• Cette initiative visait à s’assurer que tous les employés avaient rempli les formulaires de conflits d’intérêts, le cas échéant, et effectué les mises à jour nécessaires
• Cette démarche était complémentaire au programme existant sur les conflits d’intérêts qui vise à identifier et atténuer les conflits d’intérêts potentiels
• Une grande partie des activités externes déclarées par les fonctionnaires à Services publics et Approvisionnement Canada se retrouve dans le domaine des organisations à but non lucratif, bénévoles et communautaires, le secteur de l'hôtellerie et de services, ainsi que les réservistes avec les Forces armées et les gens impliqués avec les cadets
• Les employés de Services partagés Canada doivent se conformer au Code de valeurs et d'éthique du secteur public et au Code organisationnel de Services partagés Canada comme condition d’emploi. Ils sont tenus d'agir de manière à prévenir les conflits d'intérêts, et de gérer soigneusement les fonds publics
• Les employés de Services partagés Canada sont tenus à signaler tout emploi, activité, actif et intérêt extérieur susceptible de donner lieu à des conflits d’intérêts par rapport à leurs fonctions et responsabilités officielles
• Services partagés Canada produit un plan de communication annuel complet portant sur les valeurs et l’éthique, qui rappelle aux employés de déclarer toute situation qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts
• En 2023-2024, 44 % des 329 déclarations reçues par Services partagés Canada ont signalé des activités extérieures
• Services partagés Canada offre également une formation interne sur les valeurs et l’éthique aux employés de tous les niveaux, en plus de la formation obligatoire offerte par l’École de la fonction publique du Canada

Si l’on insiste sur le code :

• Le Code de conduite s’applique à l’ensemble des employés de Services publics et Approvisionnement Canada, peu importe le groupe et le niveau, y compris les étudiants, les employés en détachement, les employés en interchange, les employés occasionnels
• Les employés sont tenus de produire une déclaration de conflit d’intérêts pour tout emploi rémunéré à l’extérieur de Services publics et Approvisionnement Canada et pour toute entreprise dont ils sont propriétaires, ou s’ils croient ou ne sont pas certains que leurs activités à l’extérieur de la fonction publique peuvent les placer en situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel
• Les déclarations de conflit d’intérêts sont évaluées une par une à la lumière du Code de conduite de Services publics et Approvisionnement Canada et de la Directive sur les conflits d’intérêts du Secrétariat du Conseil du Trésor
• Les employés sont informés par écrit de la décision et des mesures nécessaires pour déterminer s'il existe ou non un conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent
• La réponse énonce les obligations des employés d'assurer la conformité au Code de valeurs et d'éthique du secteur public, au Code de conduite de Services publics et Approvisionnement Canada et à la Directive sur les conflits d'intérêts du Secrétariat du Conseil du Trésor
• Étant donné le contexte actuel, Services publics et Approvisionnement Canada est en train de mettre à jour ses processus en matière de conflits d’intérêts et ses outils d’évaluation connexes, comme ses critères de référence
• Le programme de gestion des conflits d'intérêts de Services publics et Approvisionnement Canada répond à toutes les exigences des politiques ministérielles et du Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous mettons à jour le programme afin que les obligations en matière de conflits d'intérêts demeurent au cœur des préoccupations des employés et des gestionnaires

En mars 2024, les ministères ont reçu la directive de fournir au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor les données de 2022‑2023 et 2023‑2024 sur les déclarations de conflits d’intérêts qui concernent des employés du gouvernement qui sont également des contractants. La demande visait une infime fraction des déclarations faites par les employés du gouvernement à l’égard d’un emploi extérieur. Services publics et Approvisionnement Canada a comptabilisé 5 déclarations de ce type en 2022‑2023 et 10 en 2023‑2024. Services partagés Canada n’a signalé aucune déclaration de ce type en 2022-2023 et 6 en 2023-2024.

Les employés sont autorisés à occuper un emploi ou à exercer des activités hors de la fonction publique, pourvu que cet emploi ou ces activités ne donnent pas lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel et ne compromettent pas l’impartialité de la fonction publique ou encore leur propre objectivité.

Les employés sont tenus de présenter une déclaration de conflit d’intérêts à l’égard de tout emploi rémunéré à l’extérieur de Services publics et Approvisionnement Canada et Services partagés Canada et de toute entreprise dont ils sont propriétaires. En outre, en ce qui concerne l’ensemble de leurs activités extérieures, de leurs actifs, de leurs passifs et de leurs intérêts, les employés doivent soumettre une déclaration de conflit d’intérêts s’ils estiment qu’ils donnent lieu à une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ou qu’ils compromettent l’impartialité de la fonction publique ou encore leur propre objectivité, ou s’ils ont des doutes à cet égard. Lorsqu’une déclaration est déposée, Services publics et Approvisionnement Canada et Services partagés Canada déterminent si la situation présente un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, et peut exiger que la personne modifie ou abandonne l’intérêt, l’actif, le passif, l’emploi ou l’activité extérieure. Étant donné le contexte actuel, Services publics et Approvisionnement Canada est en train de mettre à jour ses processus en matière de conflits d’intérêts et ses outils d’évaluation connexes, comme ses critères de référence.

Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines est en train de réviser la Directive sur les conflits d’intérêts pour s’assurer que les exigences sont claires et efficaces, en particulier en ce qui concerne les employés qui occupent un emploi externe, y compris dans le cadre de contrats conclus avec le gouvernement du Canada. Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines examine également les lignes directrices qui sont transmises aux administrateurs généraux en matière de conflits d’intérêts pour les aider à exercer efficacement leurs pouvoirs et responsabilités conformément à cette Directive et, le cas échéant, à la Politique sur la gestion des personnes. Ces activités pourraient entraîner des changements au niveau gouvernemental ou organisationnel susceptibles d’avoir une incidence sur les résultats futurs. Par exemple, les ministères pourraient revoir leurs critères de ce qui constitue un conflit d’intérêts pour les personnes assumant certains rôles ou travaillant dans certains secteurs d’activité, ce qui pourrait augmenter le nombre de déclarations de conflits d’intérêts. Cet examen ciblé est en bonne voie et devrait être terminé d'ici la fin de l'exercice 2024-2025. Celui‑ci s’appuiera largement sur la consultation des partenaires et des intervenants pour cerner les lacunes et les améliorations possibles, étayée par des recherches sur les approches actuellement appliquées par d’autres juridictions. 

• Les processus de Services publics et Approvisionnement Canada et de Services partagés Canada relatifs aux déclarations de conflits d'intérêts sont conformes aux exigences contenues dans les divers instruments de politique du Secrétariat du Conseil du trésor, comme le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et la Directive sur les conflits d'intérêts
• Dans leur lettre d'offre lors de leur nomination initiale, ainsi que dans toutes les nominations subséquentes, les employés sont informés de leur obligation de signaler tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent
• Les employés reçoivent également de la formation et des communications régulières sur les conflits d'intérêts