Note pour la période des questions : Diminution de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré du système Phénix

La présente note est axée sur la baisse continue de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré, la mise en œuvre des conventions collectives, les impôts, les trop-payés et les moins‑payés.

Remarque :

• Toutes les questions relatives à la solution de ressources humaines et de paye de prochaine génération devraient être adressées au ministre du Gouvernement numérique
• Toutes les questions relatives à la négociation des conventions collectives et à l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix doivent être adressées au président du Conseil du Trésor du Canada

• Les employés méritent d’être payés à temps et sans erreur
  • La résolution des problèmes de paye est une priorité absolue et, grâce au travail acharné de nos employés de la rémunération, nous constatons des progrès à cet égard
  • Au 25 novembre 2020, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 73 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, passant de 384 000 mouvements à 103 000, ce qui représente une réduction de 281 000 mouvements
  • Au cours de la même période, le nombre de mouvements en attente de traitement au Centre des services de paye a diminué de 57 %, passant de 633 000 mouvements à 272 000, ce qui représente une réduction de 361 000 mouvements
  • Nous avons également traité près de 2,5 milliards de dollars en paiements rétroactifs liés aux conventions collectives de 2014

Si l’on insiste sur les nouvelles conventions collectives conclues avec l’Alliance de la Fonction publique du Canada et l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix :

• Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est responsable de l’engagement avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), les employés et les syndicats sur les conventions collectives et les accords de rémunération.
• SPAC collabore avec le SCT pour s’assurer que les prochaines conventions collectives seront traitées de manière plus efficiente et plus rapide.

Si l’on insiste sur les trop-payés :

• Notre priorité est de soutenir les employés et de résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible, y compris le recouvrement des trop‑payés
• Le recouvrement de la plupart des soldes de trop-payé ne commencera pas tant que tous les mouvements de paye en attente de l’employé n’auront pas été traités, que l’employé n’aura pas reçu trois payes exactes consécutives et qu’il n’aura pas précisé son option de remboursement privilégiée
• Les employés sont informés du montant dû, de la cause du trop-payé et des possibilités de remboursement
• Les employés qui ont déjà convenu d’un plan de remboursement, mais qui doivent maintenant le revoir peuvent également communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle pour discuter des options offertes
• Les employés qui éprouvent des problèmes de paye continuent d’avoir accès à des avances de salaire d’urgence ou à des paiements prioritaires, au besoin

Si l’on insiste sur les impôts :

• Comme pour les deux dernières années, nous avons mis en place un plan solide pour émettre des relevés d’impôts précis et aider les employés à remplir leurs déclarations de revenus pour l’année 2021
• Le plan fiscal de la fin de l’année prévoit des tests rigoureux, des exercices d’essai et des communications au personnel de la rémunération et aux employés
• Les relevés d’impôts pour 2020 seront envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée selon le délai prévu par la loi, avant la fin du mois de février 2021

File d’attente et arriéré

Au total, au 25 novembre 2020, environ 272 000 mouvements étaient prêts à être traités au Centre des services de paye, dont 103 000 mouvements en sus de la charge normale comportant des répercussions financières.

Au 25 novembre 2020, la file d’attente globale des mouvements prêts à être traités au Centre des services de paye a diminué de 57 % depuis le pic de janvier 2018, ce qui représente une réduction de 361 000 mouvements, soit de 633 000 à 272 000.

Au cours de la même période, les mouvements de l’arriéré ayant des répercussions financières dépassant la charge de travail normale ont diminué de 73 %, ce qui représente une réduction de 281 000 mouvements, soit de 384 000 à 103 000.

Nous avons observé de légères augmentations quant au nombre de mouvements ayant des répercussions financières dépassant la charge de travail normale en août et en septembre 2020. Ces augmentations sont principalement dues à des pics saisonniers liés aux cas entrants, qui sont habituels dans le cadre du processus d’administration de la paye.

Bien que nous nous attendions à ce que la tendance à la baisse des deux dernières années et demie se maintienne, le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre de conventions collectives et les tendances saisonnières. De fortes réductions seront parfois suivies d’une progression plus lente ou même d’augmentations.

En 2019, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 81 000. Jusqu’à maintenant en 2020, nous avons réduit l’arriéré de 99 000.

Nouvelle solution de refonte de la rétroactivité

En octobre 2020, SPAC a mis en œuvre un nouveau processus de paiement rétroactif dans le système de paye Phénix.

La solution de refonte de la rétroactivité permettra d’automatiser davantage le traitement des mouvements tardifs individuels et des paiements rétroactifs de masse admissibles. La nouvelle solution devrait permettre le versement des paiements aux employés en temps opportun et la réduction du travail manuel à effectuer par les conseillers en rémunération.

De plus, le système de paye Phénix comprend maintenant une nouvelle page qui fournit des renseignements détaillés aux employés au sujet de leurs paiements rétroactifs automatisés.

Période de production des déclarations de revenus 2021

Le plan pour les impôts de 2020 comprend des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information au personnel de la rémunération et aux employés. Les feuillets de renseignements fiscaux pour 2020 seront envoyés aux employés de la fonction publique fédérale à des dates échelonnées, avant la fin du mois de février 2021, conformément à la loi.

SPAC continue de collaborer activement avec des ministères et des organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés en raison de mouvements en attente dans leur dossier de paye.

Les préparatifs pour l’année d’imposition 2018 et 2019 ont permis d’éviter la modification de feuillets T4 découlant de problèmes liés au système Phénix. En octobre 2020, environ 61 000 feuillets de renseignements fiscaux modifiés ont été produits pour 2018, comparativement à environ 36 000 feuillets pour 2019, mais aucun de ces feuillets modifiés n’était lié au système de paye. En comparaison, environ 213 000 feuillets T4 modifiés ont été émis pour 2017.

Aux termes des lois en vigueur, l’Agence du revenu du Canada (ARC) cessera de réviser automatiquement tous les T4 modifiés de 2016 d’ici janvier 2020. Les clients devront demander des réévaluations, ce que l’ARC a convenu de faciliter. Des communications aux employés ont été envoyées, et de nouvelles sont en cours d’élaboration.

Trop-payés

Comme le système de paye Phénix ne fait pas la distinction entre les trop-payés véritables et les trop-payés administratifs, il n’est pas possible de fournir des statistiques exactes sur les trop-payés véritables, qui représentent les sommes dues au gouvernement.

Les trop-payés administratifs font partie intégrante du système et ne découlent pas d’un problème technique. Ils n’ont aucune incidence sur les employés étant donné que le remboursement est automatiquement généré et que le solde est annulé à la période de paye suivante. Ce type de trop-payé est créé pour veiller à ce que les employés reçoivent la paye à laquelle ils ont droit.

En reconnaissance des problèmes causés par les arriérés, le recouvrement de la plupart des soldes de trop-payés ne commencera pas avant que tous les mouvements en attente des employés aient été traités, que l’employé ait reçu trois payes exactes consécutives et que l’employé ait choisi une option de remboursement.

Toutefois, ces mesures d’assouplissement ne s’appliquent pas aux mouvements courants; par exemple, les congés non payés de 5 jours consécutifs ou moins sont recouvrés à partir des premiers fonds disponibles.

En mars 2020, le Centre des services de paye a temporairement suspendu tous les nouveaux recouvrements de trop-payés qui étaient admissibles à des mesures de remboursement souples, dans le cadre de la réponse à la COVID-19.

À partir du 7 octobre 2020, le Centre des services de paye a recommencé à recouvrer ces trop‑payés qui étaient admissibles au recouvrement et qui étaient mis en attente.

Moins-payés

Les employés qui ont été sous-payés peuvent demander des avances de salaire d’urgence ou des paiements prioritaires de leur ministère.

Les montants non payés aux employés peuvent découler de mouvements de paye de routine qui n’ont pas encore été traités, comme le paiement d’heures supplémentaires et la rémunération d’intérim, ou encore d’erreurs.

Les moins-payés ne font pas automatiquement l’objet de suivis dans le système de paye Phénix parce qu’il est impossible d’obtenir des chiffres exacts avant que tous les mouvements de paye faisant partie de l’arriéré ne soient traités par les conseillers en rémunération.

Mise en œuvre des conventions collectives – Contrats de 2014 et de 2018

En ce qui concerne la ronde de 2014, 126 des conventions signées par le SCT et les employeurs distincts, de même que la mise à jour des échelles salariales, ont été traitées, ce qui représente près de 2,5 milliards de dollars en paiement aux employés.

Pour assurer l’exactitude des montants de paiement rétroactifs, SPAC effectue un examen manuel de près de 180 000 comptes. Ce travail manuel est sur la bonne voie pour être terminé d’ici la fin décembre 2020.

La mise en œuvre de la ronde de 2018 des conventions collectives progresse bien.

Les leçons retenues de la mise en œuvre de la ronde de 2014 de négociations ont permis à SPAC de collaborer avec les ministères et les organismes, ainsi que les agents négociateurs afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.

Selon le travail effectué jusqu’à maintenant, nous nous attendons à ce que moins de 10 % des mouvements de la ronde de négociations collectives de 2018 nécessitent une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels.

En comparaison, pour la ronde de 2014, les conseillers en rémunération ont dû traiter manuellement et valider plus de 60 % des mouvements découlant des conventions collectives.

Le SCT est responsable de l’engagement envers SPAC, les employés et les syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix.

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