Note pour la période des questions : Soutien d’IBM et mises à niveau du système Phénix

La présente note porte sur le soutien offert par les fournisseurs dans le dossier du système Phénix (IBM/Défi de l’innovation) ainsi que sur la mise à niveau de logiciel du système de paye Phénix (version 9.2 de PeopleSoft).

Remarque : Toutes les questions relatives à la solution de ressources humaines et de paye de prochaine génération devraient être adressées au ministre du Gouvernement numérique.

• Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 2 500 améliorations et correctifs de systèmes qui ont contribué à faire évoluer le système de paye vers un environnement beaucoup plus stable
  • Par conséquent, nous avons considérablement amélioré la stabilité et l’exécution du traitement de la paye dans le système
  • Nous continuons à collaborer avec des spécialistes, des syndicats du secteur public fédéral et des acteurs du secteur privé afin de trouver des solutions novatrices pour améliorer la stabilisation du système de paye

Si l’on insiste sur l’invitation à se qualifier pour le soutien en service du système de paye / contrat pour les services gérés d’applications :

• Le 8 mai 2020, SPAC a lancé une invitation à se qualifier pour le soutien opérationnel du système de paye
• Ce processus d’approvisionnement est requis pour faire en sorte que Phénix bénéficie d’un soutien après la fin du contrat en cours avec IBM en mars 2022 (si l’option est exercée)
• Un surveillant de l’équité indépendant a été mandaté pour observer le processus d’approvisionnement et en rendre compte afin d’assurer son intégrité
• Nous continuerons à veiller à ce que les employés reçoivent l’assistance requise et à bien nous préparer à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu

Si l’on insiste sur la mise à niveau du système Phénix :

• Dans le cadre de ses efforts continus pour stabiliser le système de paye, le Ministère procède à la mise à niveau de Phénix de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft
• Cette mise à niveau est nécessaire pour assurer le soutien continu du fournisseur et les mises à jour requises pour calculer la paye avec précision et à temps
• Nous avons mis en place un plan de mise en œuvre exhaustif fondé sur les leçons tirées du déploiement de Phénix, afin que les employés ne soient pas touchés par cette mise à niveau
• Cette mise à niveau, qui devrait être lancée au printemps 2021, n’aura pas d’incidence sur les quelque 30 systèmes de ressources humaines qui alimentent Phénix, et aucune mise à jour de ces systèmes ne sera nécessaire

Cycles de traitement de la paye réussis

Depuis le lancement du système de paye Phénix en 2016, SPAC a mis en place un certain nombre d’améliorations qui ont contribué à faire passer le système de paye d’un « mode de crise » à un environnement beaucoup plus stable. Ces améliorations comprennent la mise en œuvre de plus de 2 500 améliorations et correctifs de systèmes. Par conséquent, nous avons considérablement amélioré l’exactitude du traitement de la paye régulière dans le système.

Depuis le mois de mars, SPAC a constaté une amélioration de la stabilité et de l’exécution du traitement de la paye dans le système. Cela signifie qu’aucun problème de paye majeur lié à des erreurs de système ne s’est produit au cours de cette période. Cependant, il est possible que les fonctionnaires aient encore eu des problèmes de paye liés à l’exactitude des données et à la rapidité des mouvements de RH.

Contrats d’IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent. Depuis, 48 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 447 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications font partie du processus normal d’approvisionnement et elles étaient prévues au moment de l’attribution du contrat.

La modification la plus récente a été apportée en mars 2020 et était nécessaire pour exercer les options de maintenance logicielle et pour poursuivre les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye et à la version 9.2 de PeopleSoft.

Soutien en service – Réapprovisionnement

Le contrat actuel conclu avec IBM Canada Ltée pour les services gérés d’applications prendra fin le 31 mars 2021. Il existe une option de prolongation jusqu’au 31 mars 2022, ce qui représenterait pour le gouvernement du Canada une période de transition vers un état futur.

Le contrat pour les services gérés d’applications est un accord fondé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur a pour responsabilité de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin pour un prix fixe.

Le 8 mai 2020, SPAC a lancé une invitation à se qualifier sur Achatsetventes.gc.ca à l’intention des fournisseurs intéressés par le contrat relatif aux services gérés d’applications pour le soutien opérationnel du système de paye (fonctionnel et technique) 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à la fin du contrat en cours avec IBM Canada Limitée. Un surveillant de l’équité indépendant a été mandaté pour observer le processus d’approvisionnement et en rendre compte afin d’assurer son intégrité.

Nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye. L’arriéré des problèmes de paye doit également être traité pour permettre une transition sans heurt vers un nouveau système de paye, quel qu’il soit. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue à investir dans Phénix : pour que les employés continuent d’être appuyés et pour s’assurer que nous sommes bien préparés à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.

Mise à niveau du système Phénix (version 9.2 de PeopleSoft)

En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, SPAC s’assurera de continuer de recevoir les correctifs et les mises à jour fiscales dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte.

La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. La portée de ce projet se limite au système de paye (Phénix) et ne comprend pas la mise à jour des systèmes de RH du Ministère. Des mises à l’essai approfondies sont en cours auprès de certains ministères et organismes afin de garantir que la mise à niveau n’aura aucune incidence sur la paye des employés.

SPAC estime que la mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (y compris la phase de planification), et le lancement officiel du système est prévu pour le printemps 2021.

Défi de l’innovation – Initiatives d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye

SPAC a lancé un processus d’approvisionnement en août 2018 afin de recruter des spécialistes du secteur privé en matière de solutions novatrices pour aider à stabiliser le système de paye. L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments considérés comme essentiels à la stabilisation de la paye. Ces éléments sont les suivants :

• automatisation robotisée des processus (une prolongation de contrat a été accordée le 5 novembre 2020)
• réduction de la file d’attente (2 contrats ont été attribués en mai 2019)
• amélioration de l’expérience utilisateur
• gestion améliorée de l’accès des utilisateurs
• formation
• services d’accélérateur (un contrat a été attribué en février 2020)

Automatisation robotisée des processus

L’automatisation robotisée des processus (ARP) est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC envisage d’utiliser les services d’ARP pour traiter des mouvements manuellement dans le système de paye Phénix. L’objectif est de permettre aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements en attente. SPAC a également deux initiatives d’approvisionnement en cours :

• Prolongation du contrat de KPMG concernant l’ARP

Le 5 novembre 2020, SPAC a accordé la prolongation du contrat de KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L. concernant l’ARP. En vertu de ce contrat, KPMG doit créer et fournir des services d’ARP au Centre des services de paye de la fonction publique d’ici la fin du mois de novembre 2020.

En raison de retards découlant de la pandémie de la COVID-19, le contrat de KPMG, qui a pris fin le 16 novembre 2020, a été prolongé jusqu’au 31 janvier 2021. Cette prolongation était requise afin de garantir l’achèvement du projet et le soutien après la mise en œuvre.

• Demande de propositions concernant l’ARP

Le 13 octobre 2020, SPAC a lancé une nouvelle demande de propositions (DP) sur le site Achatsetventes.gc.ca dans le cadre du volet ARP de l’initiative d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye.

La DP a été envoyée aux 10 fournisseurs qui s’étaient qualifiés pour le volet ARP au moyen d’une invitation à se qualifier qui a été lancée le 30 octobre 2019 et qui a pris fin le 19 novembre 2020; les propositions sont en cours d’examen, et l’attribution du contrat devrait avoir lieu en janvier 2021.

Cette nouvelle DP permettra à SPAC de poursuivre les travaux accomplis jusqu’à présent dans le cadre du volet ARP et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. Grâce à cette nouvelle DP, SPAC souhaite obtenir des ressources supplémentaires ayant de l’expertise relative à l’ARP afin d’appuyer toutes les activités connexes en cours, y compris le transfert des connaissances aux fonctionnaires.

Projet pilote ProGen avec le ministère du Patrimoine canadien

Le 14 octobre 2020, le ministre du Gouvernement numérique a annoncé que le ministère du Patrimoine canadien avait été sélectionné pour la première phase exploratoire du projet de ressources humaines et de paye de prochaine génération. Le gouvernement travaillera avec le fournisseur sélectionné (SAP) et le ministère du Patrimoine canadien pour élaborer une analyse de rentabilisation, une évaluation des incidences sur la vie privée, une approche de gestion du changement et d’autres considérations de planification afin de déterminer comment une future solution de RH et de paye peut intégrer les données de plusieurs systèmes de RH liés à la paye.

Cette phase se déroulera dans un environnement d’essai et n’aura pas d’incidence sur la paye actuelle des employés. Ces derniers continueront à être payés par l’entremise du système de paye Phénix jusqu’à la fin des essais. La phase de planification a commencé en octobre 2020, et les phases ultérieures seront fondées sur les résultats de la phase de planification.

Des fonctionnaires ainsi que des agents négociateurs ont participé au processus, et le gouvernement est déterminé à continuer de travailler avec eux au cours des prochaines étapes du projet. Les travaux à long terme visant à stabiliser le système de paye Phénix se poursuivront.

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