Note pour la période des questions : Diminution de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré du système Phénix

La présente note est axée sur la baisse continue de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré, la mise en œuvre des conventions collectives, les impôts, les trop-payés et les moins‑payés.

Remarques :

• Toutes les questions relatives à la solution de ressources humaines et de paye de prochaine génération devraient être adressées au ministre du Gouvernement numérique
• Toutes les questions relatives à la négociation des conventions collectives et à l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix doivent être adressées au Président du Conseil du Trésor

• Les employés méritent d’être payés à temps et sans erreur
  • La résolution des problèmes de paye est une priorité absolue et, grâce au travail acharné de nos employés de la rémunération, nous constatons des progrès à cet égard
  • Au 26 mai 2021, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 72 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, passant de 384 000 mouvements à 106 000, ce qui représente une réduction de 278 000 mouvements
  • Au cours de la même période, le nombre de mouvements en attente de traitement au Centre des services de paye a diminué de 57 %, passant de 633 000 mouvements à 274 000, ce qui représente une réduction de 359 000 mouvements
  • En mai 2021, le Centre des services de paye a respecté les normes de service dans 82 % des cas, comparativement à une moyenne de 72 % en 2020 et de 57 % entre 2018 et 2019
  • Nous avons traité près de 2,5 milliards de dollars en paiements rétroactifs liés aux conventions collectives de 2014
  • En outre, jusqu’à maintenant, nous avons traité près de 1,8 milliard de dollars en paiements rétroactifs liés aux conventions collectives, pour la ronde de négociation de 2018

Si l’on insiste sur l’augmentation récente, dans l’arriéré, du nombre de mouvements ayant des répercussions financières en sus de la charge de travail normale en date du 26 mai 2021 :

• L’augmentation du nombre de mouvements ayant des répercussions financières en sus de la charge de travail normale observée le mois dernier est principalement attribuable aux pointes saisonnières de cas entrants à la fin de l’exercice financier
• Ces pointes saisonnières sont tout à fait normales dans le processus d’administration de la paye. Par exemple, nous avons embauché 7 000 étudiants en mai 2021, comparativement à 600 en avril et 200 en mars
• Il est possible d’observer des pointes tout au long de l’année en raison de différents facteurs, tels que la variation du nombre de mesures liées aux ressources humaines, notamment l’échéance de contrats à durée déterminée, l’augmentation périodique du nombre de nominations intérimaires et le retour de congés
• Nous avons déjà observé des pointes saisonnières similaires et nous nous attendons à voir persister la tendance générale à la baisse de ces trois dernières années
• On peut s’attendre à des variations régulières de la file d’attente globale et de l’arriéré, étant donné que le nombre de nouveaux cas soumis par les ministères et organismes fédéraux varie chaque mois
• Au cours de certaines périodes de paye, la réduction de la file d’attente globale et de l’arriéré peut être suivie d’un ralentissement, voire d’une augmentation, en fonction du nombre de cas entrants et du nombre de cas traités

Si l’on insiste sur l’adhésion incorrecte au régime de pensions de retraite de la fonction publique :

• les employés devenus cotisants au régime de pensions de retraite de la fonction publique le 1er janvier 2013 ou après cette date ne sont pas assujettis aux mêmes règles et taux de cotisation
• les employés sont parfois inscrits dans le mauvais groupe du régime de pensions, ce qui entraîne un trop-payé ou un moins-payé de cotisations
• nous avons des mécanismes en place pour déceler ces erreurs et verser des remboursements ou percevoir des recouvrements. Grâce à ces mécanismes, les nouvelles erreurs relatives à l’adhésion sont repérées beaucoup plus rapidement

Si l’on insiste sur les impôts :

• comme pour les 2 dernières années, nous avons mis en place un plan solide pour émettre des relevés d’impôts précis et aider les employés à remplir leurs déclarations de revenus pour l’année 2021
• le plan fiscal de la fin de l’année prévoit des tests rigoureux, des répétitions générales et des communications au personnel de la rémunération et aux employés
• les relevés d’impôts pour 2020 ont été envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée selon le délai prévu par la loi, avant la fin du mois de février 2021

File d’attente et arriéré

Bien que nous nous attendions à ce que la tendance à la baisse des 3 dernières années se maintienne, le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre de conventions collectives et les tendances saisonnières.

Ces tendances comprennent des pointes de cas entrants à la fin de l’année civile et à la fin de l’exercice, ainsi qu’à la fin de l’été, où beaucoup de contrats d’étudiants et de travailleurs occasionnels viennent à échéance. Nous avons observé des tendances saisonnières semblables au cours des années précédentes.

Les pointes saisonnières sont un aspect normal du processus d’administration de la paye, et parfois, de grandes réductions peuvent être suivies de progrès plus lents et même d’augmentations.

Le nombre de mouvements excédant la charge de travail normale a été réduit de 81 000 en 2019 et de 101 000 en 2020.

Nouvelle solution de refonte de la rétroactivité

En octobre 2020, SPAC a mis en œuvre un nouveau processus de paiement rétroactif dans le système de paye Phénix.

La solution de refonte de la rétroactivité permettra d’automatiser davantage le traitement des mouvements tardifs individuels et des paiements rétroactifs de masse admissibles. La nouvelle solution devrait permettre le versement des paiements aux employés en temps opportun et la réduction du travail manuel à effectuer par les conseillers en rémunération.

De plus, le système de paye Phénix comprend maintenant une nouvelle page qui fournit des renseignements détaillés aux employés au sujet de leurs paiements rétroactifs automatisés.

Mise en œuvre de la convention collective du groupe Services des programmes et de l’administration de l’AFPC

Le 3 février 2021, SPAC a émis les paiements rétroactifs dus aux membres du groupe Services des programmes et de l’administration (PA) découlant de la convention collective de 2018, signée le 23 octobre 2020.

Cette initiative particulièrement complexe a nécessité le traitement de plus de 1,5 million de mouvements additionnels dans le système de paye Phénix.

Les paiements ont été versés en un paiement forfaitaire dans le but de respecter les délais convenus lors des négociations collectives. Les employés peuvent voir des renseignements détaillés sur les paiements, selon l’année du paiement, dans le système de paye.

Environ 620 millions de dollars en paiements rétroactifs ont été versés aux employés du groupe PA, composé d’un peu plus de 132 000 employés actifs et inactifs.

Période de production des déclarations de revenus 2021

Le plan pour les impôts de 2020 comprend des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information au personnel de la rémunération et aux employés.

SPAC continue de collaborer activement avec des ministères et des organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés en raison de mouvements en attente dans leur dossier de paye.

Les préparatifs pour les années d’imposition 2018, 2019 et 2020 ont permis d’éviter la modification de feuillets T4 découlant de problèmes liés au système Phénix. En mai 2021, environ 78 000 feuillets de renseignements fiscaux modifiés ont été produits pour 2018, comparativement à environ 56 000 et 22 000 pour 2019 et 2020, respectivement, mais aucun de ces feuillets modifiés n’était lié au système de paye. En comparaison, environ 259 000 feuillets T4 modifiés ont été émis pour 2017.

Conformément aux lois en vigueur, l’Agence du revenu du Canada (ARC) cessera de réviser automatiquement tous les T4 modifiés de 2016 d’ici janvier 2021. Les clients devront demander des réévaluations, ce que l’ARC a convenu de faciliter. Des communications aux employés ont été envoyées, et de nouvelles sont en cours d’élaboration.

Moins-payés

Les employés qui ont été sous-payés peuvent demander des avances de salaire d’urgence ou des paiements prioritaires de leur ministère.

Les montants non payés aux employés peuvent découler de mouvements de paye de routine qui n’ont pas encore été traités, comme le paiement d’heures supplémentaires et la rémunération d’intérim, ou encore d’erreurs.

Les moins-payés ne font pas automatiquement l’objet de suivis dans le système de paye Phénix parce qu’il est impossible d’obtenir des chiffres exacts avant que tous les mouvements de paye faisant partie de l’arriéré ne soient traités par les conseillers en rémunération.

Mise en œuvre des conventions collectives : Contrats de 2014 et de 2018

En ce qui concerne la ronde de 2014, 126 des conventions signées par le SCT et les employeurs distincts, de même que la mise à jour des échelles salariales, ont été traitées, ce qui représente près de 2,5 milliards de dollars en paiement aux employés.

Pour assurer l’exactitude des montants de paiement rétroactifs, SPAC a effectué un examen manuel de plus de 200 000 comptes.

La mise en œuvre de la ronde de 2018 des conventions collectives progresse bien. À ce jour, les rajustements salariaux et les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 ont été effectués pour 87 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts, ce qui représente près de 1,8 milliard de dollars en paiements versés aux employés.

Les leçons retenues de la mise en œuvre de la ronde de 2014 de négociations ont permis à SPAC de collaborer avec les ministères et les organismes, ainsi que les agents négociateurs afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.

Selon le travail effectué jusqu’à maintenant, nous nous attendons à ce qu’une moyenne générale d’environ 10 % des mouvements de la ronde de négociations collectives de 2018 nécessitent une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels. Les résultats de chaque processus de paiement rétroactif devraient varier en fonction d’une combinaison de plusieurs facteurs, y compris la complexité de la convention et les volumes du projet.

En comparaison, pour la ronde de 2014, les conseillers en rémunération ont dû traiter et valider manuellement près de 90 % des mouvements découlant des conventions collectives.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor est responsable des consultations auprès de SPAC, des employés et des syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et le dédommagement relatif à Phénix.

aucun