Note pour la période des questions : Soutien d’IBM et mises à niveau du système Phénix

La présente note porte sur le soutien offert par les fournisseurs dans le dossier du système Phénix (IBM/défi de l’innovation) ainsi que sur la mise à niveau de logiciel du système de paye Phénix (version 9.2 de PeopleSoft).

Remarque : Toutes les questions relatives à la solution de ressources humaines et de paye de prochaine génération et au projet pilote avec le ministère du Patrimoine canadien devraient être adressées au ministre du Gouvernement numérique.

• Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 2 500 améliorations et correctifs de systèmes qui ont contribué à faire évoluer le système de paye vers un environnement beaucoup plus stable
  • Par conséquent, nous avons considérablement amélioré la stabilité et l’exécution du traitement de la paye dans le système
  • Nous continuons à collaborer avec des spécialistes, des syndicats du secteur public fédéral et des acteurs du secteur privé afin de trouver des solutions novatrices pour améliorer la stabilisation du système de paye

Si l’on insiste sur la modification du contrat attribué à McKinsey pour des services d’accélérateur :

• en février 2020, un contrat a été attribué à McKinsey & Company pour la prestation de services d’accélérateur au Centre des services de paye. Plus tôt cette année, le contrat a été prolongé jusqu’en novembre 2021
• les travaux accomplis jusqu’à maintenant ont permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail au sein des équipes du projet pilote au Centre des services de paye
• notre gouvernement prend les pratiques commerciales éthiques au sérieux. En ce sens, nous appliquons les normes du régime d’intégrité du gouvernement du Canada dans toutes nos activités d’approvisionnement
• le contrat avec McKinsey & Company a été accordé à l’issue d’un processus d’approvisionnement ouvert, équitable et transparent

Si l’on insiste sur l’attribution du contrat à IBM pour l’automatisation de processus robotisés (APR) :

• Nous utilisons des services d’automatisation de processus robotisés pour le traitement des mouvements manuels dans le système de paye Phénix, ce qui permet aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements de l’arriéré.
• Une demande de propositions a été lancée en octobre 2020 pour un nouveau contrat qui servira à poursuivre le travail accompli à ce jour
• À la suite d’une évaluation approfondie des soumissions présentées par les fournisseurs qualifiés, il a été déterminé que seul IBM répondait aux exigences obligatoires. Le contrat lui a donc été attribué le 19 janvier 2021

Si l’on insiste sur la réattribution du contrat visant le soutien en service du système de paye / contrat pour les services gérés d’applications :

• en juin 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel en vue de trouver des fournisseurs qualifiés désirant fournir des services gérés d’applications pour un soutien opérationnel en tout temps (fonctionnel et technique) à la paye, une fois que le contrat actuel avec IBM Canada Limitée aura pris fin
• nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye
• un surveillant de l’équité indépendant observe le processus d’approvisionnement et rendra compte de son intégrité

Si l’on insiste sur la mise à niveau du système Phénix :

• dans le cadre de ses efforts continus pour stabiliser le système de paye, le Ministère procède à la mise à niveau de Phénix de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft
• cette mise à niveau est nécessaire pour assurer le soutien continu du fournisseur et les mises à jour requises pour calculer la paye avec précision et à temps
• nous avons mis en place un plan de mise en œuvre exhaustif fondé sur les leçons tirées du déploiement de Phénix, afin que les employés ne soient pas touchés par cette mise à niveau
• cette mise à niveau, qui devrait être lancée à la fin du printemps 2021, et n’aura pas d’incidence sur les quelque 30 systèmes de ressources humaines qui alimentent Phénix, et aucune mise à jour de ces systèmes ne sera nécessaire

Contrats d’IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent. Depuis, 49 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 545 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications font partie du processus normal d’approvisionnement et elles étaient prévues au moment de l’attribution du contrat.

La modification la plus récente remonte à décembre 2020; il a fallu exercer l’année d’option afin de porter la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022. Exercer l’année d’option est nécessaire pour assurer le soutien opérationnel en tout temps (fonctionnel et technique) des services de paye dans le cadre du contrat pour les services gérés d’applications. Cela comprend la maintenance des logiciels et les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft.

Soutien en service : Réapprovisionnement

Le contrat pour les services gérés d’applications est un accord fondé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur a pour responsabilité de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin pour un prix fixe.

En juin 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel en vue de trouver des fournisseurs qualifiés désirant fournir des services gérés d’applications pour un soutien opérationnel en tout temps (fonctionnel et technique) à la paye, une fois que le contrat actuel avec IBM Canada Limitée aura pris fin.

Un surveillant de l’équité indépendant observe le processus d’approvisionnement et rendra compte de son intégrité.

Nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye. L’arriéré des problèmes de paye doit également être traité pour permettre une transition sans heurt vers un nouveau système de paye, quel qu’il soit. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue à investir dans Phénix : pour que les employés continuent d’être appuyés et pour s’assurer que nous sommes bien préparés à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.

Mise à niveau du système Phénix : version 9.2 de PeopleSoft

En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, SPAC s’assurera de continuer de recevoir les correctifs et les mises à jour fiscales dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte. La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. La portée de ce projet se limite au système de paye (Phénix) et ne comprend pas la mise à jour des systèmes de RH ministériels. Des mises à l’essai approfondies sont en cours auprès de certains ministères et organismes afin de garantir que la mise à niveau n’aura aucune incidence sur la paye des employés.

SPAC estime que la mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (y compris la phase de planification), et qu’elle sera achevée à la fin du printemps 2021.

Défi de l’innovation : Initiatives d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye

Dans le but de stabiliser rapidement le système de paye, SPAC a mobilisé le secteur privé afin de trouver des solutions novatrices. Cette approche itérative fait notamment appel à l’automatisation des processus robotisés et à des services d’accélérateur.

Automatisation des processus robotisés : demande de propositions

L’automatisation des processus robotisés (APR) est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC envisage d’utiliser les services d’APR pour traiter des mouvements manuellement dans le système de paye Phénix. L’objectif est de permettre aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements en attente.

Le 13 octobre 2020, SPAC a lancé une nouvelle demande de propositions (DP) sur le site Achatsetventes.gc.ca dans le cadre du volet APR de l’initiative d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye.

La DP a été envoyée aux 10 fournisseurs qui se sont qualifiés pour le volet APR à la suite d’une invitation à se qualifier lancée le 30 octobre 2019 et fermée le 19 novembre 2020. Le 19 janvier 2021, à la suite d’une évaluation approfondie des soumissions présentées, le contrat a été attribué à IBM.

Cette nouvelle DP permettra à SPAC de poursuivre les travaux accomplis jusqu’à présent dans le cadre du volet APR et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. Grâce à cette nouvelle DP, SPAC bénéficiera des ressources supplémentaires ayant de l’expertise relative à l’APR afin d’appuyer toutes les activités connexes en cours, y compris le transfert des connaissances aux fonctionnaires.

Modification du contrat pour les services d’accélérateur

L’objectif du projet des services d’accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat pour les services d’accélérateur a été octroyé à McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le travail accompli jusqu’à maintenant a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du projet pilote au Centre des services de paye.

Ainsi, le 31 mai 2021, SPAC a prolongé le contrat actuel avec McKinsey & Company jusqu’à la fin de novembre 2021, ce qui porte à 18 mois la durée totale du contrat, afin que le fournisseur poursuive la prestation de services d’accélérateur au Centre des services de paye. Il reste une période d’option de 6 mois.

Au titre de ce contrat, McKinsey & Company fournira des services de consultation afin d’améliorer les processus et les procédures de la paye en relevant les chevauchements ou le dédoublement inutile de tâches administratives et en renforçant la capacité grâce à de nouvelles façons de travailler. Aussi, il mettra en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de réduire le temps de traitement des problèmes de paye des employés.

Grâce au travail de McKinsey & Company, environ 1 300 employés du Centre des services de paye recevront une formation sur les nouvelles méthodes de travail mises en place dans le cadre du contrat pour les services d’accélérateur.

Projet pilote ProGen avec le ministère du Patrimoine canadien

Le 14 octobre 2020, le ministre du Gouvernement numérique a annoncé que le ministère du Patrimoine canadien avait été sélectionné pour la première phase exploratoire du projet de ressources humaines et de paye de prochaine génération. Le gouvernement travaillera avec le fournisseur sélectionné (SAP) et le ministère du Patrimoine canadien pour élaborer une analyse de rentabilisation, une évaluation des incidences sur la vie privée, une approche de gestion du changement et d’autres considérations de planification afin de déterminer comment une future solution de ressources humaines (RH) et de paye peut intégrer les données de plusieurs systèmes de RH liés à la paye.

Cette phase se déroulera dans un environnement d’essai et n’aura pas d’incidence sur la paye actuelle des employés. Ces derniers continueront à être payés par l’intermédiaire du système de paye Phénix jusqu’à la fin des essais. La phase de planification a commencé en octobre 2020, et les phases ultérieures seront fondées sur les résultats de la phase de planification.

Des fonctionnaires ainsi que des agents négociateurs ont participé au processus, et le gouvernement est déterminé à continuer de travailler avec eux au cours des prochaines étapes du projet. Les travaux à long terme visant à stabiliser le système de paye Phénix se poursuivront.

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