Note pour la période des questions : Modifications apportées aux services d’approvisionnement en réponse aux rapports de l’ombudsman de l’approvisionnement et de la vérificatrice générale

Le 2 novembre 2022, la Chambre des communes a adopté une motion demandant au Bureau de la vérificatrice générale du Canada d'effectuer une vérification de la performance d'ArriveCAN, y compris les contrats et les contrats de sous-traitance, ainsi que les paiements en vertu de ces contrats.  

Les rapports suite à l’examen du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) et de la vérification du Bureau de la vérificatrice générale (BVG) ont été déposés le 29 janvier 2024, et le 12 février 2024, respectivement. Les rapports mettent en évidence de sérieuses préoccupations concernant la gestion du projet et proposent des recommandations en matière d'approvisionnement, en particulier en ce qui concerne les services professionnels.

• SPAC prend très au sérieux les conclusions de la VG et du BOA et donne suite aux recommandations conformément à son engagement en faveur de procédures de passation de marchés ouvertes, équitables et transparentes, tout en assurant une bonne utilisation de l’argent des contribuables canadiens
• Au cours de l'année écoulée, SPAC a pris des mesures concrètes pour renforcer la surveillance de tous les contrats de services professionnels relevant de son autorité
• À la lumière des rapports du BOA et de la VG, SPAC a institué des mesures et des contrôles sur les contrats de services professionnels nouveaux et existants afin de renforcer les pratiques de gestion des contrats. Il collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement
• Collectivement, ces mesures nous aideront à continuer de renforcer et d'améliorer les processus fédéraux d’approvisionnement afin de promouvoir une plus grande concurrence, en particulier dans le domaine des services de conseil en technologie de l’information (TI)

Si l’on insiste sur les mesures immédiates que SPAC prend pour renforcer les contrôles existants et la surveillance des contrats de services professionnels :

• SPAC a mis en œuvre les changements suivants :
  • exiger des propriétaires fonctionnels plus de précision quant à la portée, les tâches et les livrables des nouveaux contrats de services professionnels et des autorisations de tâches ;
  • améliorer les exigences en matière d'évaluation afin de vérifier plus efficacement que toutes les ressources possèdent l'expérience
  • professionnelle requise et des autorisations de sécurité valides ;
  • améliorer les exigences en matière de documentation au moment de l'attribution du contrat et de l’émission des autorisations de tâches ;
  • suspendre les pouvoirs délégués pour l’émission, par les ministères, d'autorisations de tâches pour les contrats attribués par SPAC jusqu'à ce que les mesures de services professionnels nouvellement mandatées par SPAC soient mises en œuvre par les ministères
• Le ministère collabore activement avec les ministères et les organismes clients pour veiller à ce que ces nouvelles mesures soient mises en œuvre rapidement et efficacement

Si l’on insiste sur les mesures prises en réponse au rapport du bureau de la vérificatrice générale :

• SPAC accepte la recommandation 73 et a déjà pris les mesures suivantes :
  • SPAC a donné des directives au personnel chargé des achats dans un communiqué daté le 4 décembre 2023pour s'assurer que les autorisations de tâches comprennent des tâches et des livrables clairs, en plus d'identifier le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) qui sont inclus dans la portée des contrats
  • En outre, SPAC a envoyé une directive à ses ministères clients, par l'intermédiaire de leur cadres supérieurs désignés pour l’approvisionnement, indiquant que ce changement entrait en vigueur pour les contrats de services professionnels, à compter du 28 novembre 2023
  • SPAC mettra également à jour le Guide de préparation et d'administration des autorisations de tâches ainsi que le modèle de dossier d'entente pour les clients d'ici avril 2024

Si l’on insiste sur les mesures prises en réponse à l’examen de l'ombud de l’approvisionnement :

• Le rapport de l’ombud de l’approvisionnement a émis 13 recommandations incluant 8 qui impliquent SPAC
• SPAC a mis en œuvre des mesures immédiates pour renforcer les contrôles existants autour de l'administration des contrats de services professionnels suite aux recommandations :  
  • SPAC a mis en œuvre une nouvelle liste de contrôle pour les autorisations de tâches afin de s'assurer que les contrats comprennent des critères spécifiques permettant aux autorités techniques d'évaluer les qualifications et les critères des ressources
  • SPAC veillera à ce que les autorisations de tâches comprennent des tâches et des livrables clairs et identifient le(s) projet(s) ou initiative(s) spécifique(s) sur lesquels les ressources fournies travailleront
  • SPAC veillera à la rigueur des dossiers d’approvisionnement, par exemple, en obtenant la confirmation de l’habilitation de sécurité pour chaque ressource ; un copie des curriculum vitæ des ressources et des grilles d’évaluation qui démontrent que les ressources répondent aux exigences de qualification et d’expérience ; des copies des factures avec les feuilles de temps
• SPAC examine également la clause relative à la justification des taux de services professionnels qui permet au Canada d'exiger que les soumissionnaires justifient les taux proposés qui se situent en dessous de la limite inférieure de la fourchette médiane

Si l’on insiste sur les contrats avec les autochtones :

• Le gouvernement du Canada s'est engagé à la réconciliation économique avec les peuples autochtones. Dans le cadre de cet engagement, nous favoriserons les résultats socio-économiques en augmentant les possibilités économiques pour les entreprises des Premières nations, des Inuits et des Métis par le biais du processus de passation des marchés publics fédéraux
• Services autochtones Canada (SAC) assure l’administration de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones et est chargé d'évaluer l'admissibilité des fournisseurs au programme et de tenir à jour le répertoire des entreprises autochtones
• Lors de l'attribution de marchés dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones, SPAC se fie aux audits effectués par SAC avant l'attribution des marchés pour confirmer si l'entreprise autochtone répond aux critères de propriété et de contrôle
• Les audits effectués après l'attribution des marchés sont facultatifs dans le cadre du programme. Ces audits réexaminent les critères de propriété et de contrôle ainsi que les critères de contenu autochtone, y compris l'exigence selon laquelle 33 % du travail doit être effectué par le partenaire autochtone d’une coentreprise

En vertu de ses autorités, SPAC a attribué des contrats à l'appui d'ArriveCAN et était responsable de fournir des conseils en matière d’approvisionnement au ministère client. L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) était responsable du développement et de la gestion de l’application ArriveCAN selon les exigences de santé de l'Agence de santé publique du Canada conformément à la loi sur la mise en quarantaine.

Au total 46 contrats distincts ont été utilisés pour appuyer ArriveCAN. De ces 46 contrats, il a été confirmé que 31 contrats ont été attribués par Services et approvisionnement Canada en vertu de ses autorités :

• 19 contrats étaient concurrentiels et ont été attribués dans le cadre de pouvoirs de passation de marché normaux, incluant 6 qui ont été réservés aux entreprise autochtones dans le cadre de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones


• 12 contrats étaient non-concurrentiels, dont 8 contrats pour l'acquisition de licences de logiciels qui ont été attribués dans le cadre de processus à fournisseur unique en raison des droits de propriété intellectuelle ou d’un besoin urgent


• De ces 12 contrats non-concurrentiels, 4 faisaient appel à des pouvoirs de passation de marché d'urgence liées à la COVID pour le recrutement de consultants informatiques


• 11 des 31 contrats concurrentiels et non-concurrentiels attribués par SPAC ont été attribués avant la pandémie du COVID-19 et ont été utilisés par l'ASFC afin de mobiliser des ressources pour travailler sur l’application ArriveCAN

Le 14 novembre 2022, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (OGGO) de la Chambre des communes a adopté une motion recommandant à l’ombud de l’approvisionnement de procéder à un examen des contrats attribués relativement à l’application ArriveCAN.

Le 13 janvier 2023, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement a déterminé qu’il y avait des motifs valables de lancer un examen des activités d’approvisionnement associées à la création, à la mise en œuvre et à l’entretien d’ArriveCAN.

À la lumière des conclusions de l’examen et de l’audit, SPAC a pris des mesures immédiates pour renforcer les contrôles existants en matière d’administration des contrats de services professionnels. Le 28 novembre 2023, les autres ministères et organismes gouvernementaux ont été avisés des nouvelles mesures, introduisant un ensemble commun de principes et de procédures obligatoires que les clients doivent respecter afin d’utiliser les instruments de passation de marchés de services professionnels de SPAC.

Ces changements s'alignent étroitement aux recommandations dans les rapports du BVG et du BOA et sont repris dans les plans d'action de gestion que  SPAC s'est engagé à mettre en œuvre.

• Le rapport de l’Ombud de l'approvisionnement fait état de 14 recommandations basées sur l'analyse des informations et de la documentation fournies au BOA par l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et Services partagés Canada (SPC) au cours de l'examen ; SPAC a répondu à 8 recommandations
• Le rapport de la Vérificatrice générale (VG) contient 8 recommandations, dont une concerne SPAC (et l’ASFC)