Note pour la période des questions : Rapport du bureau de l'ombud de l'approvisionnement sur McKinsey

Le lundi 15 avril 2024, le bureau de l'ombud de l'approvisionnement a publié son rapport d'examen des pratiques d'approvisionnement pour les marchés attribués à McKinsey & Company.

• Je me réjouis que l'ombud de l'approvisionnement ait publié son examen de tous les contrats attribués à McKinsey, tel que l’avait demandé par mon prédécesseur en février 2023
• Services publics et Approvisionnement Canada accepte les recommandations du bureau de l'ombud de l'approvisionnement et a élaboré des plans d'action visant à renforcer ses politiques et processus d'approvisionnement et à offrir des opportunités de formation à son personnel chargé des achat
• J'aimerais également souligner certaines des conclusions positives du rapport, notamment la disponibilité de la documentation appropriée à l'appui de processus d'enquête équitables pendant la période d'appel d'offres, et la cohérence avec laquelle Services publics et Approvisionnement Canada a invoqué et documenté les décisions d'attribution de marchés à source unique dans le cas de contrats non concurrentiels de faible valeur monétaire

Si l'on insiste sur la recommandation 2 : Habilitations de sécurité :

• Services publics et Approvisionnement Canada peut confirmer que toutes les ressources ajoutées au moyen des autorisations de tâches possédaient le niveau de sécurité requis pour exécuter les travaux sur les contrats, ainsi que pour accéder aux informations et aux biens sensibles. Le rapport de l’ombud de l'approvisionnement reflète les informations disponibles au moment de l'examen et n'a pas pris en compte les confirmations en attente
• Néanmoins, Services publics et Approvisionnement Canada reconnaît que les dossiers d'habilitation de sécurité n'ont pas été systématiquement inclus dans les dossiers d'approvisionnement, et a pris d'autres mesures pour promouvoir la diligence en matière de tenue des dossiers
• Nous avons communiqué des attentes claires aux clients du Services publics et Approvisionnement Canada et aux équipes d'approvisionnement en ce qui concerne la documentation de ces validations de sécurité avant l'attrribution de contrats ou de commandes subséquentes, ainsi qu’au cours de la gestion des contrats
• Nous avons également introduit une liste de contrôle obligatoire pour les dossiers d'approvisionnement en services professionnels, laquelle inclut l’obligation pour les autorités contractantes de Services publics et Approvisionnement Canada et des clients de conserver la preuve des exigences en matière de sécurité

Si l'on insiste sur la recommandation 4 : Offre à commandes principale et nationale non concurentielle pour les services professionnels :

• L'établissement d'une Offre à commandes principale et nationale non concurrentielle avec McKinsey était une approche efficace à l'époque pour soutenir les ministères dans la gestion et l'exécution de projets et de programmes complexes, mais nous reconnaissons qu'un examen et une modernisation de cet outil d'approvisionnement s'imposent depuis longtemps
• À la lumière de ce qui précède, Services publics et Approvisionnement Canada a apporté d'importantes modifications à son processus d'administration des offres à commandes non concurrentielles pour des services professionnels d'analyse comparative, notamment l’obligation pour les ministères clients de rédiger eux-mêmes les justifications d’attribution de marchés à source unique ainsi que les énoncés des travaux pour chaque contrat attribué en vertu d'une offre à commandes non concurrentielle pour des services d'analyse comparative
• De plus, toutes les offres à commandes non concurrentielles pour des services professionnels d’analyse comparative ont pris fin en juin 2024 et ne sont donc plus disponibles, et Services publics et Approvisionnement Canada ne renouvellera pas ce type de mécanisme d’approvisionnement

Si l'on insiste sur la recommandation 5 : Procédures de commandes subséquentes non concurrentielles :

• Services publics et Approvisionnement Canada a également pris des mesures pour renforcer les procédures de commandes subséquentes pour des services professionnels, notamment en demandant aux utilisateurs autorisés de préparer un énoncé des travaux spécifique à leurs besoins et en exigeant une justification écrite pour octroyer une commande subséquente sans concurrence

Si l'on insiste sur l'absence de documentation :

• Le Services publics et Approvisionnement Canada convient que les dossiers d'approvisionnement devraient inclure des documents décrivant les décisions ; la justification d’une décision ne peut être présumée sans preuve
• Nous avons pris des mesures pour mieux documenter les décisions et les actions prises par les clients et pour promouvoir la diligence dans la tenue des dossiers

Le 3 février 2023, le ministre de Services publics et Approvisionnements a demandé à l'ombud de l'approvisionnement de procéder à un examen de tous les contrats attribués à McKinsey & Company. Le 16 mars 2023, après avoir examiné les informations disponibles et déterminé qu'il existait des motifs raisonnables de le faire, l'ombud de l'approvisionnement a lancé un examen des pratiques d'approvisionnement des ministères relevant de son mandat pour examiner l'attribution de contrats à McKinsey afin d'évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence ainsi que la conformité avec les exigences législatives, réglementaires, politiques et procédurales.

Le 18 janvier 2023, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes a adopté une motion demandant à la vérificatrice générale d'effectuer « une vérification de la performance et de l'optimisation des ressources des contrats attribués à McKinsey & Company depuis le 1er janvier 2011 par un ministère, un organisme ou une société d'État ». La motion du Comité a été acceptée par la Chambre des communes le 7 février 2023.

En outre, le 8 février 2023, le Bureau de la contrôleure générale du Canada a demandé aux dirigeants principaux de la vérification des organisations gouvernementales ayant octroyé un ou des contrat(s) à McKinsey de procéder à des vérifications internes des processus d'approvisionnement visés. Les résultats de ces audits ministériels ont été publiés en mars 2023.

• Services publics et Approvisionnement Canada a attribué 24 contrats à McKinsey & Company entre 2011 et 2023, totalisant 104,6 millions de dollars
• Sur les 24 contrats de service attribués par Services publics et Approvisionnement Canada, 3 ont été attribués par voie d’appel d’offres, 19 ont fait l’objet de commandes subséquentes dans le cadre d’une offre non concurrentielle et 2 autres contrats à fournisseur unique, de faible valeur, ont été attribués en dehors de l’offre à commandes
• Les 24 contrats ont tous été attribués en 2018 ou plus tard. Les 3 contrats concurrentiels représentent plus de la moitié (53 %) de la valeur totale des contrats attribués à McKinsey & Company