Note pour la période des questions : Le point sur la stabilisation de la paye – Élimination de la file d’attente globale et de l’arriéré, soutien aux employés, communications et investissements

About

Reference number:
PSPC-2021-QP-00059
Date fournie :
10 déc. 2021
Organisation :
Services publics et Approvisionnement Canada
Nom du ministre :
Tassi, Filomena (L’hon.)
Titre du ministre :
Ministre des Services publics et de l’Approvisionnement

Enjeu ou question :

La présente porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour soutenir les employés et stabiliser l’administration de la paye, ainsi que sur la réduction continue de la file d’attente globale et de l’arriéré, et les sommes investies dans le système Phénix.

Remarques

  • Les questions relatives à la santé mentale des fonctionnaires devraient être adressées au président du Conseil du Trésor
  • Les questions relatives à la solution de paye et de ressources humaines de prochaine génération figureront sur une autre fiche pour la période de questions qui sera élaborée par Services partagés Canada
  • Les questions relatives à la négociation des conventions collectives et à l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix doivent être adressées au président du Conseil du Trésor
  • Les questions relatives à l’impôt sur le revenu relèvent de l’Agence du revenu du Canada. Les questions liées à l’assujettissement à l’impôt des paiements de dommages-intérêts doivent être adressées à l’Agence du revenu du Canada

Réponse suggérée :

  • Le gouvernement du Canada est résolu à appuyer les employés et continue d’agir sur tous les fronts pour régler les problèmes de paye au sein de la fonction publique
    • Grâce au travail acharné de nos employés de la rémunération, nous constatons des progrès
    • En date du 24 novembre 2021, le nombre de mouvements de l’arriéré qui ont des répercussions financières et qui sont en sus de la charge de travail normale a diminué de 69 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, ce qui représente une réduction de 264 000 mouvements
    • Au cours de la même période, le nombre de mouvements dans la file d’attente globale du Centre des services de paye a diminué de 54 %, ce qui représente une réduction de 340 000 mouvements
    • En outre, jusqu’à maintenant, nous avons versé plus de 1,8 milliard de dollars en paiements rétroactifs dans le cadre de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018
    • Bien que nous ayons encore fort à faire, nous poursuivons nos efforts vers la stabilisation de la paye afin que les employés du gouvernement fédéral à l’échelle du Canada soient payés à temps et avec exactitude

Si on pose des questions sur les paiements versés aux employés dans le cadre des ententes concernant les dommages causés par Phénix :

  • Tous les fonctionnaires méritent une paye exacte et versée en temps opportun en échange de leur travail
  • Le gouvernement du Canada continue à prendre des mesures sur tous les fronts pour résoudre les problèmes de paye
  • Nous reconnaissons que la mise en œuvre du système de paye Phénix a eu une incidence, directe ou indirecte, sur les employés et ça c’est pourquoi nous avons négocié des ententes avec les agents négociateurs pour indemniser les employés actuels et anciens pour les dommages causés par le système de paye Phénix
  • Un processus de réclamation est offert aux employés actuels et anciens ainsi qu’à la succession des employés décédés qui ont eu des répercussions particulièrement graves sur le plan personnel ou financier à cause de problèmes liés au système de paye Phénix

Si l’on insiste sur le soutien accordé aux employés :

  • Les employés qui ne reçoivent pas une partie de leur paye peuvent bénéficier d’une aide financière sous la forme d’une avance de salaire d’urgence ou de paiements prioritaires
  • Des mesures d’assouplissement ont été mises en place afin de limiter le plus possible les difficultés financières éprouvées par les employés pour le remboursement des trop‑payés associés aux problèmes du système de paye Phénix
  • Le Centre de contact avec la clientèle est à la disposition de tous les employés actuels et anciens de la fonction publique fédérale qui ont des questions sur la paye et les avantages sociaux, ainsi que sur les options offertes en ce qui concerne les régimes de remboursement
  • Le Centre transfère les cas de difficultés financières afin de leur assurer un traitement rapide, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations de détresse des employés

Si l’on insiste sur des mesures précises :

  • Nous avons lancé dans tous les ministères et organismes desservi par Phénix l’application Web MaPayeGC, qui offre aux employés une vue centralisée et simplifiée de leur paye et de leurs avantages sociaux, afin de les aider à mieux comprendre leur rémunération
  • Le Centre des services de paye a respecté les normes de service dans 80 % des cas jusqu’à maintenant en 2021, comparativement à 72 % en moyenne en 2020, et à 57 % en moyenne de 2018 à 2019
  • Nous accordons la priorité aux cas susceptibles d’avoir une grande incidence sur la paye d’un employé; soulignons notamment qu’en moyenne 98 % des congés parentaux et d’invalidité ont été traités selon les normes de service jusqu’à maintenant en 2021

Si l’on insiste sur la récente augmentation de la file d’attente globale et des mouvements de l’arriéré comportant des répercussions financières en sus de la charge de travail normale :

  • Depuis mars 2021, de nouvelles difficultés entravent l’avancement de l’élimination de l’arriéré et la gestion des nouveaux cas
  • Parmi ces difficultés, mentionnons les répercussions des travaux planifiés, comme les activités d’élimination de l’arriéré effectuées à ce jour et la grande complexité des cas qui demeurent dans l’arriéré, les périodes précédant et suivant la stabilisation qui ont suivi les mises à niveau critiques du système au cours de l’été 2021
  • Il y a également eu des répercussions imprévues, comme la croissance de la fonction publique, donnant lieu à une hausse des cas entrants, et les défis continus liés au recrutement et au maintien en poste des effectifs de la rémunération
  • De vastes activités de dotation en personnel pour les secteurs de la paye et de la rémunération sont en cours en vue de pourvoir les postes vacants connus et prévus
  • Entre-temps, certains employés de la rémunération ont été temporairement retirés du traitement de l’arriéré et affectés aux cas entrants afin d’aider à traiter les mouvements entrants
  • Une fois que le volume de mouvements et l’effectif se seront stabilisés, la tendance générale à la baisse observée ces trois dernières années devrait se rétablir

Contexte :

Stabiliser l’administration de la paye

Depuis le lancement de Phénix, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre une série de mesures axées sur la stabilisation de l’administration de la paye.

Ces mesures comprennent un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes, la mise en œuvre d’une stratégie de réduction de l’arriéré et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements.

Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires – employés, syndicats, bureaux des députés, ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye – pour appuyer nos employés et résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible.

Les employés qui ont été sous-payés peuvent demander des avances de salaire d’urgence ou des paiements prioritaires de leur ministère. Les montants non payés aux employés peuvent découler de mouvements de paye de routine qui n’ont pas encore été traités, comme le paiement d’heures supplémentaires et la rémunération d’intérim, ou encore d’erreurs.

Les moins-payés ne font pas automatiquement l’objet de suivis dans le système de paye Phénix parce qu’il est impossible d’obtenir des chiffres exacts avant que tous les mouvements de paye faisant partie de l’arriéré ne soient traités par les conseillers en rémunération.

File d’attente et arriéré

Depuis janvier 2018, SPAC a réalisé d’importants progrès dans la réduction de la file d’attente globale et le traitement des mouvements de paye faisant partie de l’arriéré.

En date du 24 novembre 2021, le nombre de mouvements de l’arriéré en sus de la charge de travail normale a diminué de 69 %, ce qui représente une réduction de 264 000 mouvements (de 384 000 mouvements à 120 000 ). Au cours de la même période, la file d’attente globale de mouvements à traiter au Centre des services de paye a diminué de 54 %, ce qui représente une diminution de 340 000 mouvements, passant de 633 000 à 293 000 .

Entre avril et septembre 2021, le volume du tableau de bord mensuel a augmenté; cela dit, le tableau de bord de novembre faisait état d’une réduction de la file d’attente globale (-5 000 ) et de mouvements de l’arriéré excédant la charge de travail normale (-5 000 ).

Bien que nous nous attendions à ce que la tendance à la baisse des trois dernières années se maintienne, le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre de conventions collectives et les tendances saisonnières.

Ces tendances comprennent des pointes de cas entrants à la fin de l’année civile et à la fin de l’exercice, ainsi qu’à la fin de l’été, où beaucoup de contrats d’étudiants et de travailleurs occasionnels viennent à échéance. Nous avons observé des tendances saisonnières semblables au cours des années précédentes. Les pointes saisonnières sont un aspect normal du processus d’administration de la paye, et parfois, de grandes réductions peuvent être suivies de progrès plus lents et même d’augmentations.

Les efforts d’administration de la paye sont également touchés par les priorités stratégiques, nouvelles et continues, en matière de ressources humaines à l’échelle du gouvernement, notamment la politique sur la vaccination obligatoire, le traitement des congés non payés, la conversion de la classification et la liquidation de congés.

En outre, depuis avril 2021, le nombre de nouveaux cas est égal ou supérieur au niveau enregistré avant la pandémie. Eu égard à la croissance de la population de fonctionnaires clients du Centre des services de paye (de près de 12 % entre août 2019 et août 2021), nous nous attendons à ce que ce nombre plus élevé de cas entrants se maintienne.

Période de production des déclarations de revenus de 2022

Chaque année, des relevés d’impôt modifiés sont envoyés aux employés afin de corriger toute erreur. En 2017, environ 259 000 feuillets T4 modifiés ont été remis à des employés.

Les préparatifs pour les années d’imposition 2018, 2019 et 2020 ont permis d’éviter la modification de feuillets T4 découlant de problèmes liés au système Phénix. En date de septembre 2021, environ 86 000 relevés d’impôt modifiés ont été produits pour 2018, comparativement à environ 66 000 et 36 000 pour 2019 et 2020, respectivement, mais aucun de ces feuillets modifiés n’était lié au système de paye.

Le plan pour les impôts de 2021 comprend des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information de fin d’exercice au personnel de la rémunération et aux employés.

SPAC continue de collaborer activement avec les ministères et organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des relevés d’impôt modifiés en raison de problèmes non réglés dans leur dossier de paye.

Mise en œuvre des conventions collectives de 2014 et de 2018

Le gouvernement est déterminé à mettre en œuvre les conventions collectives au sein de Phénix en temps utile. En ce qui concerne la ronde de 2014, nous avons traité manuellement quelque 207 000 mouvements qui découlaient des conventions collectives. Pour assurer l’exactitude des montants de paiement rétroactifs, SPAC a effectué un examen manuel de plus de 200 000 comptes. Ce travail manuel a été achevé en décembre 2020. Au total, nous avons traité 126 conventions signées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les employeurs distincts, de même que la mise à jour des échelles salariales, ce qui représente près de 2,5 milliards de dollars en paiement aux employés.

La mise en œuvre des conventions collectives de 2018 progresse bien. Pour l’heure, les rajustements salariaux et les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 ont été effectués pour 98 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts, ce qui représente 1,8 milliard de dollars en paiements versés aux employés (1 801 120 972 $ au 10 novembre 2021).

Les leçons retenues de la mise en œuvre des conventions collectives de 2014 ont permis à SPAC de collaborer avec les ministères et organismes, ainsi qu’avec les agents négociateurs, afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.

Selon le travail effectué jusqu’à maintenant, nous nous attendons à ce qu’une moyenne générale d’environ 10 % des mouvements de la ronde de négociations collectives de 2018 nécessite une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels comparativement à la ronde de 2014. Les résultats de chaque processus de paiement rétroactif devraient varier en fonction d’une combinaison de plusieurs facteurs, y compris la complexité de la convention et les volumes prévus. Cela dit, nous sommes en bonne voie d’achever la mise en œuvre de la convention collective de 2018 dans les délais négociés.

En comparaison, pour la ronde de 2014, les conseillers en rémunération ont dû traiter et valider manuellement près de 90 % des mouvements découlant des conventions collectives.

Le SCT est responsable des consultations auprès de SPAC, des employés et des syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et le dédommagement relatif à Phénix.

MaPayeGC

MaPayeGC est une application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. Cette application apporte aux employés une vision centralisée et simplifiée de leur paye et de leurs avantages sociaux. Elle leur permet de déceler plus tôt les problèmes de paye et de mieux suivre leurs cas en cours.

En moyenne, environ 91 000 employés, soit 28 % des employés, à l’échelle du gouvernement du Canada ont utilisé MaPayeGC chaque mois depuis son déploiement en novembre 2019.

L’application permet aux employés :

  • De voir l’information la plus à jour sur leur paye et leurs avantages sociaux
  • D’imprimer des documents importants, comme les relevés d’impôt et la preuve d’emploi
  • De détecter les problèmes de paye plus tôt et, si le ministère actuel ou passé d’un employé est client du Centre des services de paye, de suivre les demandes de renseignements et les cas ouverts
  • D’accéder à des renseignements, des chèques de paye, des données sur les régimes d’avantages sociaux, des demandes de renseignements et des cas du Centre des services de paye remontant jusqu’à 2016

Pour faire suite aux consultations avec les employés du gouvernement du Canada, l’équipe de MaPayeGC a mis en place un état des gains amélioré en juin 2021.

Investir dans Phénix

Cette section présente un historique des investissements faits pour administrer la paye et régler les problèmes de paye. Le total actuel s’élève à 2,134 milliards de dollars :

  • 50 millions de dollars (2016) SPAC – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
  • 142 millions de dollars (2017) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés. Ce montant comprenait 15 millions de dollars pour le SCT et 127 millions de dollars pour SPAC
  • 431,4 millions de dollars (budget de 2018) SPAC/SCT – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
  • 5,5 millions de dollars (budget de 2018) Agence du revenu du Canada – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
  • 16 millions de dollars (budget de 2018) SCT – Travailler de concert avec des experts, les syndicats de la fonction publique fédérale et les fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye
  • 523,3 millions de dollars (budget de 2019) SPAC – Mettre en place les ressources adéquates pour gérer les problèmes de paye, apporter des améliorations au système
  • 9,2 millions de dollars (budget de 2019) Agence du revenu du Canada – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
  • 910 millions de dollars (budget de 2020) – financement du plan triennal afin de poursuivre l’élimination de l’arriéré de problèmes de paye des fonctionnaires et de maintenir les mesures d’administration de la paye, de soutien aux employés et de stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada*
  • 47 millions de dollars (budget de 2021) pour les deux prochaines années, afin d’aider le personnel chargé de traiter les mouvements de paye à atteindre l’objectif visant à éliminer l’arriéré d’ici décembre 2022

Renseignements supplémentaires :

aucun