Note pour la période des questions : Le point sur la stabilisation de la paye – élimination de la file d’attente globale et de l’arriéré, soutien aux employés, communications et investissements

La présente porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour soutenir les employés et stabiliser l’administration de la paye, ainsi que sur la réduction continue de la file d’attente globale et de l’arriéré, et les sommes investies dans le système Phénix.

Remarques :

• Les questions relatives à la santé mentale des fonctionnaires doivent être adressées au président du Conseil du Trésor
• Les questions liées à la solution de paye et de ressources humaines de prochaine génération figureront sur une autre fiche pour la période de questions qui sera élaborée par Services partagés Canada
• Les questions relatives à la négociation des conventions collectives et à l’indemnisation pour les dommages causés par le système de paye Phénix doivent être adressées au président du Conseil du Trésor
• Les questions relatives à l’impôt sur le revenu relèvent de l’Agence du revenu du Canada. Les questions liées à l’assujettissement à l’impôt des paiements de dommages-intérêts doivent également être adressées à l’Agence du revenu du Canada

• Le gouvernement du Canada est résolu à appuyer les employés et continue d’agir sur tous les fronts pour régler les problèmes de paye au sein de la fonction publique
  • Depuis le lancement de Phénix, nous avons instauré une série de mesures et réalisé des progrès constants vers la stabilisation de la paye
  • Nous avons mis en place plus de 3 000 améliorations et correctifs de systèmes, qui ont contribué à rendre l’environnement du système de paye beaucoup plus stable
  • En date du 25 mai 2022, le nombre de mouvements de l’arriéré qui ont une incidence financière et qui sont en sus de la charge de travail normale a diminué de 57 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, ce qui représente une réduction de 220 000 mouvements
  • Au cours de la même période, le nombre de mouvements dans la file d’attente globale du Centre des services de paye a diminué de 44 %, ce qui représente une réduction de 280 000 mouvements
  • Nos importants progrès par rapport à la diminution de la file d’attente ont en quelque sorte été ralentis en raison du nombre de cas entrants qui est demeuré élevé ainsi que de notre objectif de gérer les nouveaux cas entrants selon les normes de service, de façon à limiter le nombre de nouveaux cas passant dans l’arriéré
  • Nous poursuivons nos progrès sur le plan du respect des normes de service. À ce jour en 2022, le Centre des services de paye a respecté les normes de service dans 83 % des cas en moyenne, comparativement à 80 % des cas en moyenne en 2021, 72 % en moyenne en 2020 et 57 % en moyenne de 2018 à 2019
  • En outre, nous avons versé à ce jour plus de 2 milliards de dollars en paiements rétroactifs aux employés dans le cadre de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018
  • Bien que nous ayons encore fort à faire, nous poursuivons nos progrès vers la stabilisation de la paye afin que les employés du gouvernement fédéral à l’échelle du Canada soient payés à temps et avec exactitude
  • Notre priorité demeure de résoudre les mouvements en attente tout en traitant 95 % des nouveaux mouvements selon les normes de service

Si on insiste sur le soutien offert aux employés :

• Les employés qui ne reçoivent pas l’intégralité de leur paye ont accès et continueront d’avoir accès à des mesures de soutien financier. Ces mesures comprennent l’avance de salaire d’urgence et le paiement prioritaire
• Des assouplissements au niveau du remboursement ont été mis en place pour aider à limiter les difficultés financières pour les employés devant rembourser des trop-payés attribuables aux problèmes du système de paye Phénix
• Le Centre de contact avec la clientèle est à la disposition de tous les anciens fonctionnaires fédéraux et les fonctionnaires fédéraux en poste qui ont des questions sur la paye et les avantages sociaux
• Le Centre de contact avec la clientèle transmet aux niveaux supérieurs les cas de difficulté financière afin qu’on puisse y remédier rapidement, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations où les employés pourraient être en détresse

Si on insiste sur les mesures précises qui ont été prises :

• Nous avons lancé MaPayeGC dans tous les ministères et organismes qui utilisent Phénix. MaPayeGC est une application Web qui offre aux employés un portrait centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux afin de les aider à mieux comprendre leur paye
• En avril 2021, nous avons lancé un état des gains plus convivial dans MaPayeGC, qui vise à aider les employés à mieux comprendre leur paye
• Nous accordons la priorité aux cas susceptibles d’avoir une grande incidence sur la paye d’un employé. Par exemple, 99 % des congés parentaux et d’invalidité ont été traités selon les normes de service en moyenne en 2021

Si on insiste sur la rémunération au rendement versée aux cadres supérieurs participant à la stabilisation de Phénix :

• Le gouvernement du Canada demeure résolu à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
• Les cadres supérieurs de la fonction publique sont admissibles à la rémunération au rendement conformément à la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs du Conseil du Trésor
• Entre 2016 et 2017 ainsi qu’entre 2019 et 2020, certains cadres supérieurs s’étant vu confier des responsabilités dans le cadre du plan d’action permanent visant à résoudre les problèmes du système de paye Phénix ont touché une rémunération au rendement après avoir rempli des engagements définis en matière de rendement
• Les cadres supérieurs chargés de la planification et de la mise en œuvre de Phénix n’ont pas reçu de rémunération au rendement pour leur travail sur cette initiative entre 2015 et 2016, période de finalisation et de lancement de Phénix

Si on insiste sur la récente augmentation de la file d’attente globale et des mouvements de l’arriéré ayant une incidence financière qui sont en sus de la charge de travail normale :

• Des difficultés nouvelles et existantes entravent l’élimination de l’arriéré et nuisent à la capacité à suivre le rythme des nouveaux cas entrants
• Parmi ces difficultés, mentionnons la grande complexité des cas qui demeurent dans l’arriéré, les priorités en matière de ressources humaines qui ont contribué à alourdir la charge de travail, ainsi que les problèmes persistants de maintien en poste et de recrutement des effectifs de la rémunération
• Le Centre des services de paye a connu une augmentation du nombre de mouvements reçus en 2021, une augmentation qui s’est accélérée en 2022
• Le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre des conventions collectives et les tendances saisonnières sur le plan des ressources humaines
• De nombreuses activités de dotation en personnel pour les secteurs de la rémunération, y compris de la paye, sont en cours en vue de pourvoir les postes vacants connus et prévus
• Nous réorganisons régulièrement la charge de travail de façon à ce que les mouvements les plus complexes soient confiés à nos employés les plus expérimentés
• Nos investissements dans l’automatisation et l’amélioration des processus portent leurs fruits. En 2021, nous avons traité 55 000 mouvements de plus qu’en 2020, une augmentation de 6 %, et ce, malgré un nombre de conseillers en rémunération légèrement inférieur. Nous prévoyons que les statistiques continueront de s’améliorer sur ce plan

Stabiliser l’administration de la paye

Depuis le lancement de Phénix, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre une série de mesures destinées à stabiliser l’administration de la paye. Parmi ces mesures, mentionnons l’offre d’un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes de paye, l’adoption de l’approche Un effectif uni pour le traitement de la paye où les compétences des agents de traitement de la paye sont stratégiquement mises en correspondance avec la charge de travail liée à la paye, et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements.

En outre, nous centrons nos efforts sur d’autres priorités opérationnelles liées à l’administration de la paye, notamment les arriérés de cotisations de retraite, les cessations d’emploi et les trop‑payés. Nous avons amélioré la conformité aux normes de service malgré l’augmentation soutenue du nombre de mouvements soumis au Centre des services de paye par les ministères et les organismes fédéraux, une tendance qui a commencé en 2021 et qui devrait normalement se poursuivre.

Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires – notamment les employés, les syndicats, les bureaux des députés, les ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye – pour appuyer nos employés et résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible.

Les employés qui ont été sous-payés peuvent demander à leur ministère de leur verser des avances de salaire d’urgence ou des paiements prioritaires. Les montants non payés aux employés peuvent découler de mouvements de paye de routine qui n’ont pas encore été traités, comme le paiement d’heures supplémentaires et la rémunération d’intérim, ou encore d’erreurs.

Les moins-payés ne font pas automatiquement l’objet de suivis dans le système de paye Phénix parce qu’il est impossible d’obtenir des chiffres exacts avant que tous les mouvements liés à la paye qui se trouvent dans l’arriéré ne soient traités par les conseillers en rémunération.

File d’attente et arriéré

Depuis janvier 2018, SPAC a réalisé d’importants progrès dans la réduction de la file d’attente globale et le traitement des mouvements de paye faisant partie de l’arriéré. Nos progrès ont cependant quelque peu ralenti. En mars 2021, le nombre de mouvements de l’arriéré qui avaient une incidence financière et qui étaient en sus de la charge de travail normale avait diminué de 76 % par rapport au sommet de janvier 2018. Au 25 mai 2022, ce nombre a diminué de 57 % (soit de 220 000 mouvements), passant de 384 000 à 164 000 mouvements. Au cours de la même période, la file d’attente globale de mouvements à traiter au Centre des services de paye a diminué de 44 % (soit de 280 000 mouvements), passant de 633 000 à 353 000 mouvements.

Le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre des conventions collectives et les tendances saisonnières. Ces tendances saisonnières comprennent des pointes de cas entrants à la fin de l’année civile et à la fin de l’exercice, ainsi qu’à la fin de l’été, où beaucoup de contrats d’étudiants et de travailleurs occasionnels viennent à échéance.

Par ailleurs, depuis mars 2021, de nouvelles difficultés entravent l’élimination de l’arriéré et nuisent à la capacité à suivre le rythme des nouveaux cas entrants. Parmi ces difficultés, mentionnons la grande complexité des cas qui demeurent dans l’arriéré, les priorités en matière de ressources humaines qui ont contribué à alourdir la charge de travail, comme les politiques de réforme de la classification et de vaccination obligatoire, ainsi que le soutien aux mises à niveau critiques du système à l’été 2021.

Des répercussions imprévues ont donné lieu à une hausse des cas entrants, en plus des problèmes persistants de maintien en poste et de recrutement dans le domaine de la rémunération. Le Centre des services de paye a reçu 178 000 mouvements de plus en 2021 par rapport à 2020. Il a également traité 55 000 mouvements de plus en 2021 par rapport à 2020, et ce, avec un nombre de conseillers en rémunération inférieur.

Les efforts d’administration de la paye sont également touchés par les priorités stratégiques nouvelles et continues en matière de ressources humaines à l’échelle du gouvernement, notamment la politique sur la vaccination obligatoire, le traitement des congés non payés, la transposition de classifications et la liquidation de congés. Notre priorité demeure de résoudre les mouvements en attente tout en traitant 95 % des nouveaux mouvements selon les normes de service.

Période de production des déclarations de revenus de 2022

Chaque année, des feuillets d’impôt modifiés sont envoyés aux employés afin de corriger toute erreur décelée. En 2017, environ 259 000 feuillets T4 modifiés ont été remis à des employés, 116 117 découlant de problèmes liés au système Phénix.

Les préparatifs pour les années d’imposition 2018, 2019 et 2020 ont permis d’éviter la modification de feuillets T4 découlant de problèmes liés au système Phénix. En date de mai 2022, environ 97 000 feuillets d’impôt modifiés ont été produits pour 2018, comparativement à environ 80 000 pour 2019 et 46 000 pour 2020, et aucune de ces modifications ne découle de problèmes liés au système Phénix.

Le plan de la fin de l’année 2021 concernant l’émission des feuillets d’impôt offrait des directives claires sur la tenue de tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information de fin d’année au personnel de la rémunération et aux autres employés. En date de mai 2022, environ 23 000 feuillets d’impôt modifiés avaient été produits pour 2021.

SPAC continue de collaborer activement avec les ministères et organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets d’impôt modifiés en raison de problèmes non réglés dans leur dossier de paye.

Mise en œuvre des conventions collectives de 2014 et de 2018

Le gouvernement est résolu à mettre en œuvre les conventions collectives dans Phénix rapidement. En ce qui concerne les conventions collectives de 2014, nous avons traité manuellement quelque 207 000 mouvements s’y rapportant. Pour assurer l’exactitude des paiements rétroactifs, SPAC a effectué un examen manuel de plus de 200 000 comptes. Ce travail manuel a été achevé en décembre 2020. Au total, nous avons traité 126 conventions signées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et des employeurs distincts, de même que la mise à jour des taux de rémunération, ce qui représente près de 2,5 milliards de dollars en paiement aux employés.

La mise en œuvre des conventions collectives de 2018 progresse bien. En date de mai 2022, les rajustements salariaux et les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 ont été effectués pour 128 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts au moyen du processus automatisé, ce qui représente 2 milliards de dollars en paiements versés aux employés.

Les leçons retenues de la mise en œuvre des conventions collectives de 2014 ont permis à SPAC de collaborer avec les ministères et organismes, ainsi qu’avec les agents négociateurs, afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.

Selon le travail effectué jusqu’à maintenant, nous prévoyons que, globalement, environ 10 % des mouvements liés à la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 en moyenne nécessiteront une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels comparativement aux conventions collectives de 2014. Les résultats de chaque processus de paiement rétroactif devraient varier en fonction d’une combinaison de plusieurs facteurs, y compris la complexité de la convention et les volumes prévus. Cela dit, nous sommes en bonne voie d’achever la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 dans les délais négociés.

En comparaison, les conseillers en rémunération ont dû traiter et valider manuellement près de 90 % des mouvements liés aux conventions collectives de 2014.

Le SCT est responsable des consultations auprès de SPAC, des employés et des syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et l’indemnisation pour les dommages causés par le système Phénix.

MaPayeGC

MaPayeGC est une application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. Cette application apporte aux employés une vision centralisée et simplifiée de leur paye et de leurs avantages sociaux. MaPayeGC aide les employés à repérer plus rapidement les problèmes de paye et leur permet de surveiller plus étroitement leurs cas ouverts.

En moyenne, environ 91 000 employés, soit 28 % des employés du gouvernement du Canada, ont utilisé MaPayeGC chaque mois depuis son déploiement en novembre 2019.

L’application permet aux employés :

• de consulter les renseignements les plus récents sur leur paye et leurs avantages sociaux;
• d’imprimer des documents importants, comme les feuillets d’impôt et la preuve d’emploi;
• de détecter les problèmes de paye plus tôt et, si le ministère actuel ou passé d’un employé est client du Centre des services de paye, de surveiller étroitement les demandes de renseignements et les cas ouverts;
• d’accéder à des renseignements antérieurs, aux chèques de paye, aux données sur les régimes d’avantages sociaux, aux demandes de renseignements et aux cas du Centre des services de paye remontant à 2016

Pour faire suite aux consultations avec les employés du gouvernement du Canada, l’équipe du projet MaPayeGC a mis en place un nouvel état des gains amélioré en avril 2021.

Investissements dans Phénix

Cette section présente un historique des investissements réalisés pour administrer la paye et régler les problèmes de paye. Le total actuel s’élève à 2,134 milliards de dollars :

• 50 millions de dollars (2016) pour SPAC – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
• 142 millions de dollars (2017) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés. Ce montant comprenait 15 millions de dollars pour le SCT et 127 millions de dollars pour SPAC
• 431,4 millions de dollars (Budget de 2018) pour SPAC/SCT – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
• 5,5 millions de dollars (Budget de 2018) pour l’Agence du revenu du Canada (ARC) – Réévaluer les déclarations de revenus au besoin, à la lumière des problèmes de paye
• 16 millions de dollars (Budget de 2018) pour le SCT – Travailler de concert avec des experts, les syndicats de la fonction publique fédérale et des fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye
• 523,3 millions de dollars (Budget de 2019) pour SPAC – Mettre en place les ressources adéquates pour résoudre les problèmes de paye, apporter des améliorations au système
• 9,2 millions de dollars (Budget de 2019) pour l’ARC – Réévaluer les déclarations de revenus au besoin, à la lumière des problèmes de paye
• 910 millions de dollars (Budget de 2020) – Financement du plan triennal afin de poursuivre l’élimination de l’arriéré de problèmes de paye des fonctionnaires et de maintenir les mesures d’administration de la paye, de soutien aux employés et de stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada
• 47 millions de dollars (Budget de 2021) pour les deux prochaines années, afin d’aider le personnel chargé du traitement des mouvements de paye

Les plus récents chiffres du tableau de bord du Centre des services de paye de la fonction publique

Le nombre de mouvements reçus par le Centre des services de paye a augmenté de manière importante dans la dernière année (+17 % en mai 2022 par rapport à mai 2021). En date du 25 mai 2022, 353 000 mouvements sont prêts à être traités pour des ministères et organismes clients du Centre des services de paye, notamment :

• 164 000 mouvements ayant une incidence financière, qui comprennent : 146 000 mouvements en sus de la charge de travail normale du Centre des services de paye et 18 000 mouvements rapatriés aux ministères et organismes d’attache aux fins de traitement et de fermeture;
• 80 000 mouvements ayant une incidence financière qui font partie de la charge de travail normale du Centre des services de paye;
• 57 000 mouvements n’ayant aucune incidence financière, ou demandes de renseignements généraux;
• 7 000 mouvements liés aux conventions collectives;
• 45 000 mouvements en attente de fermeture pour lesquels les employés ont déjà reçu un paiement

aucun