Note pour la période des questions : L’accès à l’information et la transparence pendant la COVID-19

Les mesures mises en place dans le milieu de travail pour freiner la pandémie de la COVID-19 et protéger la santé et la sécurité des employés fédéraux ont eu une incidence sur la capacité des institutions à répondre aux demandes d’accès à l’information et aux renseignements personnels au cours de la pandémie.

•Le gouvernement demeure résolu à maintenir l’ouverture et la transparence en cette période difficile.
•Au début des mesures liées à la COVID-19 dans le milieu de travail, les institutions ont fait face à des défis mais ils ont fait des progrès significatifs dans l’amélioration de leur capacité à répondre aux demandes d’accès à l’information ou aux renseignements personnels.
•En réponse aux recommandations de la commissaire à l’information, nous avons diffusé davantage de renseignements relatifs à la COVID-19 et à ses mesures d’intervention proactivement.
•Aussi, dans le Budget 2021, nous nous sommes engagés à octroyer un nouveau financement important pour améliorer le programme d’accès à l’information et on continuera de travailler avec la commissaire à l’information pour répondre aux besoins des Canadiens en matière d’information ouverte, accessible et fiable.

En réponse aux directives de santé publique sur la COVID-19, la plupart des employés travaillent à distance et bon nombre d’entre eux ont un accès réduit aux documents et aux systèmes d’information qu’ils utilisaient habituellement pour répondre aux demandes. La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ne renferment aucune disposition permettant de prolonger les délais ou de mettre les demandes en attente en raison d’une urgence.

Le SCT a transmis des directives aux institutions afin qu’elles fassent leur possible pour répondre aux demandes et publier l’information de manière proactive, en tenant compte de la réalité opérationnelle. Des avis sont affichés sur le Portail du gouvernement ouvert et sur le Service Demandes d’AIPRP en ligne pour informer les demandeurs des retards que pourraient entraîner les mesures liées à la COVID-19. Le SCT continue de soutenir les institutions en leur suggérant des pratiques exemplaires pour le travail numérique en vue de répondre aux demandes.
Depuis le début des mesures liées à la COVID-19, les institutions ont travaillé fort pour atténuer les effets des mesures relatives à la COVID-19 sur leur capacité de répondre aux demandes. Au cours de la semaine du 27 avril 2020, 6 des 105 institutions répondantes du questionnaire du SCT sur la capacité, questionnaire hebdomadaire à l’époque, ont indiqué qu’elles n’avaient pas la capacité de répondre aux demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels. Sur les 157 institutions répondantes du questionnaire bihebdomadaire du SCT sur la capacité dans la semaine du 11 octobre 2021, tous ont indiqué qu’elles avaient la capacité totale ou partielle de répondre aux demandes.

Les principales activités d’atténuation qui ont été mises en œuvre incluent:

•Les institutions proposent de fournir des dossiers électroniques aux demandeurs, lorsque les dossiers papier ne sont pas accessibles.
•Les institutions utilisent postel dans la mesure du possible pour faciliter l’acheminement de réponses aux demandeurs par voie électronique.
•Le précédent président du CT, Jean-Yves Duclos, a écrit à ses collègues du Cabinet pour encourager les ministres à publier de manière proactive le plus d’information possible sur la COVID-19 et leur rappeler l’importance d’assurer le respect des pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information.
•Le SCT a organisé des ateliers pour communiquer les pratiques exemplaires afin d’aider les bureaux d’AIPRP à adapter leurs procédures à l’environnement de travail à distance.
•Le Service de demande d’AIPRP en ligne est demeuré accessible comme moyen simple et efficace pour les Canadiens et Canadiennes de présenter des demandes à 220 institutions fédérales.
•Le gouvernement a achevé un processus d’approvisionnement afin de veiller à ce que les institutions gouvernementales disposent d’un logiciel moderne de traitement des demandes de d’accès à l’information et de renseignements personnels.

Le Bureau du dirigeant principal de l’information continue de communiquer avec les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée afin de veiller à ce que ces organismes de surveillance soient au courant de la situation opérationnelle des institutions.

L’examen de la Loi sur l’accès à l’information, qui a commencé en juin 2020, donne l’occasion d’avoir un échange ouvert sur la façon de rendre les systèmes et processus d’accès à l’information plus résilients.

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